GUINEE ALLIANCE STARTUP RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

La Guinée Alliance Startup (GAS) est l’association professionnelle faîtière des startups guinéennes, agréée par Décision n°000821/MATD/VC/CAB/DRATD/2025. Elle a pour mission la fédération, la structuration et la représentation institutionnelle de l’écosystème startup national, dans une logique de transparence, de redevabilité et d’excellence opérationnelle. Pour répondre aux exigences croissantes de son activité multiplication des partenariats institutionnels, intensification des correspondances officielles, organisation d’événements et structuration interne des registres prévus par le Manuel des Procédures Opérationnelles (SOP) l’Alliance recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) chargé(e) d’assurer le bon fonctionnement administratif et logistique du Secrétariat Général. Le titulaire constituera la cheville ouvrière du fonctionnement courant de la GAS et garantira la traçabilité, la rigueur et la fluidité des opérations administratives quotidiennes. 

Sous l’autorité du Secrétaire Général et en lien fonctionnel avec l’ensemble des organes de la GAS (Présidence, Direction Exécutive, Direction des Relations Extérieures, Trésorerie, Commissions techniques), l’Assistant(e) Administratif(ve) assure les missions suivantes :

1  Gestion documentaire et archivage institutionnel:

• Tenue et mise à jour des registres obligatoires prévus par le SOP-COMM-02 (décisions du CA, PV des assemblées et CA, dossiers financiers, registre des membres, partenariats, plaidoyer) ;
• Classement, indexation et archivage des documents physiques et numériques selon la nomenclature institutionnelle ;
• Constitution et tenue à jour des dossiers institutionnels (statuts, agréments, conventions, attestations, autorisations) ; 
• Mise en place et maintien d’un système d’archivage numérique structuré (espace partagé, conventions de nommage, droits d’accès) ; 
• Veille à la confidentialité et à la sécurité des documents sensibles confiés au Secrétariat. 

2  Gestion des courriers entrants et sortants

• Réception, enregistrement et dispatching des courriers entrants (papier et électroniques) selon un registre dédié ;
• Rédaction, mise en forme et expédition des courriers officiels sortants de la GAS, dans le respect de la charte graphique et des règles protocolaires applicables ; 
• Préparation des correspondances institutionnelles, notes de service, notes internes, attestations et lettres-types courantes ; 
• Suivi des accusés de réception, des réponses attendues et des délais de relance, avec mise à jour d’un tableau de suivi ; 
• Coordination avec les services postaux, coursiers et plateformes électroniques pour la transmission des plis officiels. 

3  Logistique et gestion de la flotte

• Gestion opérationnelle de la flotte de véhicules de la GAS : planning d’utilisation, suivi des carnets de bord, supervision de l’entretien, du carburant et des assurances ; 
• Coordination des déplacements professionnels du personnel et des organes de la GAS, en lien avec les chauffeurs et prestataires logistiques ; 
• Tenue du registre des fournitures, consommables et petits équipements ; suivi des stocks et anticipation des commandes ; 
• Organisation matérielle et logistique des réunions internes, du Conseil d’Administration, des Assemblées Générales et des rencontres avec les partenaires ; 
• Coordination logistique des événements institutionnels (réservation de salles, restauration, signalétique, supports), en lien avec le Responsable Communication. 

4  Communication interne et appui au Secrétariat Général

• Préparation et diffusion des convocations, ordres du jour et documents préparatoires des réunions des organes statutaires (AG, CA, Commissions) ; 
• Appui à la rédaction des procès-verbaux et comptes rendus de réunion sous la supervision du Secrétaire Général
• Animation des canaux de communication interne (mailings membres, notes d’information, espaces partagés) 
• Coordination du calendrier institutionnel et tenue de l’agenda partagé des organes de la GAS 
• Gestion des demandes d’information courantes émanant des membres et orientation vers les interlocuteurs compétents. 

.5  Appui transverse et missions ponctuelles

• Appui à la Direction des Relations Extérieures pour la préparation des rendez-vous institutionnels et le suivi des engagements pris (cf. SOP-ADV-02) ; 
• Appui à la Trésorerie pour la collecte et le classement des pièces justificatives ; 
• Accueil physique et téléphonique au siège de la GAS ; 
• Toute autre mission ponctuelle confiée par le Secrétaire Général dans le périmètre du poste. 

Profil recherché

1  Formation:

Bac+3 minimum (Licence) en administration, gestion, secrétariat de direction, assistanat de gestion, gestion des entreprises ou tout domaine équivalent ;

• Une formation complémentaire en archivistique, gestion documentaire ou bureautique constituera un atout. 

2  Expérience:

Une (1) à trois (3) années d’expérience professionnelle dans une fonction administrative similaire, de préférence au sein d’une association, d’une ONG, d’un cabinet ou d’une organisation institutionnelle ; 

Une expérience dans un environnement associatif ou un cadre faîtier sera valorisée.

3.Compétences techniques: 

• Excellente maîtrise du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Google Workspace, Notion ou équivalent) ;

• Excellentes capacités rédactionnelles en français institutionnel ; maîtrise des formats administratifs et protocolaires (courriers officiels, notes, PV, comptes rendus) ;

• Notions d’archivage et de classement documentaire (physique et numérique) ;

• Aisance dans la gestion d’agendas, de plannings et de calendriers partagés ;

• La connaissance des procédures administratives associatives en République de Guinée constituera un atout ;

• La maîtrise de l’anglais (lu, écrit, parlé) est souhaitable.

4  Qualités personnelles:

• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle ;

• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité institutionnelle ;

• Capacité d’initiative, autonomie et sens des responsabilités ;

• Excellent relationnel, courtoisie et sens du service ;

• Disponibilité, fiabilité et ponctualité ;

• Esprit d’équipe et adhésion aux valeurs portées par la GAS. 

Conditions de travail et avantages

• Poste à temps plein, basé au siège du GAS à Matam (Conakry) ;
• Présence requise lors des réunions des organes statutaires et des principaux événements institutionnels, y compris en dehors des horaires habituels si nécessaire ;
• Déplacements ponctuels à prévoir dans le cadre de la gestion logistique et de la coordination des partenariats ; 
• Période d’essai conformément à la réglementation guinéenne du travail en vigueur ;Le poste est régi par les statuts, le Règlement Intérieur et le Manuel des Procédures Opérationnelles (SOP) du GAS. 

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://mansatalents.com/emplois/d680bd489a6d9d922e