PAM GUINEE RECRUTE 03 POSTES H/F

POSTE 1 : BUSINESS SUPPORT ASSISTANT (ACHATS) H/F

TITRE DU POSTE:   Business Support Assistant (Achats)

TYPE DE CONTRAT/GRADE:  Contrat de Service/L4

UNITE/DIVISION:  Supply Chain

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) : Conakry/Guinée

NOMBRE DE POSTES : 1

DUREE:  6 mois

A propos du PAM :

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM) est une organisation humanitaire très prestigieuse, dont la réputation n’est plus à démontrer. C’est la plus grande agence humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires. Il apporte une aide vitale dans les situations d’urgence, œuvre à la culture de la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe ou de l’impact du changement climatique, et soutient des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde où la faim n’existe plus.

Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons, et la vision du futur personnel du PAM est celle d’équipes diversifiées, engagées, qualifiées et très performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que le PAM sert.

Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site web : Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies et suivez-nous sur les médias sociaux pour vous tenir au courant de nos dernières nouvelles : You Tube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

Description des Taches :

Sous la supervision directe de l’Assistante aux Achats, le titulaire du poste aura les tâches suivantes :

• Appuyer le processus d’approvisionnement, notamment la préparation des demandes d’achat, la collecte des devis en conformité avec les politiques de passation de marchés du PAM. 

• Assurer la tenue rigoureuse des dossiers relatifs aux activités d’approvisionnement, aux inventaires et aux informations sur les fournisseurs, garantissant l’intégrité des données et la production de rapports dans les délais. 
• Soutenir la coordination avec les parties prenantes internes et externes, y compris les fournisseurs, les prestataires logistiques et les différentes unités du PAM, afin de faciliter le bon déroulement des opérations de la chaîne d’approvisionnement. 

• Soutenir la mise en œuvre des stratégies d’approvisionnement, contribuant à la livraison des biens et services de manière rentable et dans les délais impartis. 

• Préparer et traiter divers documents administratifs, rapports et correspondances liés aux activités d’approvisionnement. 

• Participer à l’identification et à la sélection des fournisseurs qualifiés, contribuant à une gestion efficace des partenariats. 

• Anticiper et résoudre les problèmes ou retards potentiels dans l’approvisionnement, en adoptant une approche axée sur les résultats. 

• Contribuer au suivi et à l’évaluation de la performance de l’unité approvisionnement, en fournissant des données et des analyses pour soutenir la stratégie et l’amélioration continue. 

• Fournir un support administratif aux membres de l’unité

Qualifications et Expériences:

Education : Avoir un diplôme d’études secondaires et une formation post-secondaire dans le domaine fonctionnel concerné (Achats, Chaine d’approvisionnement, Logistiques, Gestion). 

Expérience Souhaitée :

Avoir au minimum quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dont 2 au moins dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement (Achats, logistique).

Connaissances et Compétences:

• Avoir une Compréhension élémentaires des procédures utilisés pour faciliter la mise en œuvre des contrats et appels d’offre
• Aptitude à gérer de manière appropriée les produits et les services en s’appuyant sur sa connaissance des sources d’approvisionnement, des technologies, des caractéristiques des marchandises ainsi que des principes et des pratiques appliqués en matière d’achat
• Aptitude à utiliser sa connaissance élémentaire des sources de données, des systèmes d’achat, du système d’exploitation et des processus pour exécuter des tâches quotidiennes.
• Aptitude à fournir le support nécessaire pour un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d’audit simple.
• Rompu(e) à l’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

•  Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Langues : Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit. La connaissance de l’anglais serait atout

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://wd3.myworkdaysite.com/fr-FR/recruiting/wfp/job_openings/job/Conakry-Guine/Business-Support-Assistant-Procurement_JR121925?q=Guin%C3%A9e

POSTE 2 : BUSINESS SUPPORT ASSISTANT/FINANCES H/F

TITRE DU POSTE:

Business support Assistant /Finances

TYPE DE CONTRAT/GRADE:

Service Contrat / SC4

UNITE/DIVISION:

Finance & Management Services

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) :

NOMBRE DE POSTE : 01

Conakry, Guinée

DUREE:

06 mois

A propos du PAM :

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies (PAM) est une organisation humanitaire très prestigieuse, dont la réputation n’est plus à démontrer. C’est la plus grande agence humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires. Il apporte une aide vitale dans les situations d’urgence, œuvre à la culture de la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe ou de l’impact du changement climatique, et soutient des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde où la faim n’existe plus.

Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons, et la vision du futur personnel du PAM est celle d’équipes diversifiées, engagées, qualifiées et très performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que le PAM sert.

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1. Contexte et justification

Sous la responsabilité de l’Adjoint aux Finances, Business support Finance Assistant (e) assure l’appui à l’exécution efficace des transactions financières en soutien à la gestion du Programme Alimentaire Mondial, avec un accent particulier sur les transactions financières dans les zones d’intervention suscitées.

2. Objet du poste

Fournir des services de support et comptabilité de qualité, axé sur le client et l’optimisation des ressources, ainsi que des services de soutien financier, budgétaire et administratif impliquant l’enregistrement et l’interprétation d’informations financières et budgétaires afin d’assurer le bon fonctionnement des services de soutien et d’éclairer la prise de décision.

3. Responsabilité clés par domaine :

Sous la supervision directe du Finance Associate, le titulaire du poste aura les tâches suivantes:

1. Procéder à la réconciliation bancaire des comptes du PAM et celle des petites caisses.

2. En soutien à l’Administration et Finances Officer, procéder à l’initiation des paiements sur GPS.

3. Produire diverses données, compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la fourniture d’informations précises pour les prises de décision et maintenir une gestion efficace.

4. Exécution des paiements des bénéficiaires dans le cadre du CBT (Cash-Based Transfer) avec les applications de Ecobank Omni, MTN et Orange.

5. Fournir le soutien procédural et technique au personnel dans les domaines des finances, afin d’assurer le respect des politiques, règles et règlements financiers du PAM.

6. Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et procédures financières, et aider à la mise en place de procédures comptables, de systèmes et de contrôles internes appropriés.

7. Surveiller la situation de trésorerie quotidienne afin d’optimiser l’utilisation de l’excédent de trésorerie et faire une bonne gestion de forecast.

8. Surveiller le système de registre centralisé (ITS et GPS) afin de traiter tous les paiements du personnel interne et les factures des fournisseurs externes en temps opportun et conformément aux normes du PAM.

9. Contribuer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets, surveiller les dépenses et les prévisions budgétaires, afin de s’assurer que les besoins futurs pertinents en matière de financement sont respectés.

10. Veiller et suivre les pratiques standards de préparation aux situations d’urgence afin de répondre aux exigences d’urgence immédiates pour un service supplémentaire au bureau et sur le terrain.

11. Surveiller les soldes des comptes et traiter les transactions financières de manière précise et en temps opportun, afin d’éviter la survenance d’un découvert.

12. Suivre et traiter des requêtes financières dans le système GSMT (comme les demandes d’avances opérationnelles ainsi que leurs justifications, les demandes de certains paiements n’ayant pas de bon de commande…).

13. Compiler les données de la base de données et des systèmes du PAM afin d’aider à générer et à analyser les rapports financiers sur une base mensuelle.

14. Faire toute autre tâche dans le cadre du travail et atteindre les objectifs du PAM.

4. Qualifications et Expériences :

Education : Avoir au moins une Licence (Bac + 3) ou d’un diplôme équivalent dans l’un des domaines suivants : Finances, Administration des Affaires, Gestion, Sciences Economiques, audit.

Expérience Souhaitée :

Avoir au minimum quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente à des niveaux de responsabilités de plus en plus élevés dont au moins deux (2) dans les domaines financiers ou connexe au sein d’un projet/programme, dans le secteur public ou privé ;

Connaissances et Compétences:

• Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles du PAM.

• Se montre capable de soutenir les initiatives de planification des activités et d’établir à cet effet des budgets et des prévisions élémentaires par projet, en intégrant des informations issues de diverses sources si nécessaire pour effectuer le suivi des indicateurs de performance clés

• Se montre capable de supporter le suivi de l’évolution des effectifs du bureau et sur le terrain et l’utilisation des ressources par projet/activité et d’appuyer l’établissement des rapports y afférents.

• Met en application sa connaissance des principes et usages financiers et comptables pour garantir le respect des politiques du PAM, des procédures applicables et des normes comptables.

• Aptitude à fournir le support nécessaire pour un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d’audit simple.

• Montre qu’il ou elle a une compréhension élémentaire des principes relatifs aux programmes/projets, à la mise en œuvre et à la chaîne d’approvisionnement (notamment des modalités et de la structure des projets).

• Rompu(e) à l’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft, logiciel de Gestions.

• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

•  Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Langue : Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit. La connaissance de l’anglais serait atout.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://wd3.myworkdaysite.com/fr-FR/recruiting/wfp/job_openings/job/Conakry-Guine/Business-Support-Assistant-Finances–SC4-_JR121927?q=Guin%C3%A9e

POSTE 3 : PROGRAMME POLICY OFFICER H/F

Programme Policy Officer (Head of Field Office)

A propos du PAM :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations unies (PAM) est une organisation humanitaire très prestigieuse, dont la réputation n’est plus à démontrer. C’est la plus grande agence humanitaire au monde, opérant dans plus de 120 pays et territoires. Il apporte une aide vitale dans les situations d’urgence, œuvre à la culture de la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes qui se remettent d’un conflit, d’une catastrophe ou de l’impact du changement climatique, et soutient des moyens de subsistance durables et résilients pour un monde où la faim n’existe plus.

Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons, et la vision du futur personnel du PAM est celle d’équipes diversifiées, engagées, qualifiées et très performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux que le PAM sert.

Pour en savoir plus sur le PAM, visitez notre site web : Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies et suivez-nous sur les médias sociaux pour vous tenir au courant de nos dernières nouvelles : You Tube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

Ce poste est basé au Bureau de Terrain (BT) du PAM à Kankan et le/la titulaire du poste travaille généralement sous l’appui rapproché et la supervision d’un membre du personnel professionnel plus expérimenté, recevant des orientations ainsi que des retours réguliers sur les tâches accomplies. Le titulaire du poste est généralement impliqué dans des activités de programme ou de politique, ou dans des travaux analytiques de complexité

Il/Elle sera responsable de la mise en œuvre des programmes et activités du PAM dans sa zone de couverture, ainsi que de la gestion globale des opérations de terrain pour assurer une assistance efficace, efficiente et conforme aux standards du PAM.

La supervision sera assurée à travers :

• des échanges réguliers,
• un plan de travail annuel incluant les activités et résultats attendus,
• la participation à des réunions de coordination, ateliers, missions et échanges avec les partenaires,
• la représentation du PAM dans la zone d’intervention.

THE ROLE

Apporter un appui aux activités de politique et de programme afin de contribuer à répondre efficacement aux besoins d’assistance alimentaire.

KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive, within delegated authority):

• Sous la supervision directe de la Directrice Pays Adjointe et Cheffe du Programme, le/la Chef(fe) de Sous-Bureau aura les responsabilités suivantes :
• Assurer la gestion efficace du Bureau de Terrain (BT) afin de maintenir une équipe cohésive, performante et orientée vers les résultats.
• Planifier et superviser les opérations sur le terrain, y compris l’accueil des missions internes et externes, afin de garantir une mise en œuvre efficace et conforme aux normes et procédures du PAM.
• Veiller à l’utilisation optimale et conforme des ressources allouées, en rendant compte en temps utile à la Direction du Bureau Pays de tout écart constaté.
• Assurer le traitement rapide des problèmes opérationnels afin d’éviter pertes, retards ou interruptions dans l’assistance.
• Garantir un suivi régulier des sites de distribution, incluant le Reporting, la redevabilité, les actions de suivi et les revues, en coordination avec l’unité RAM du Bureau Pays.
• Fournir des analyses, retours et contributions sur la mise en œuvre et l’impact des opérations de terrain pour éclairer la prise de décision.
• Assurer la visibilité des activités du PAM et partager les informations pertinentes avec les unités Partenariats, Reporting et Communication du Bureau Pays.
• Développer et entretenir des relations de collaboration efficaces avec les autorités locales, ONG internationales et nationales, agences des Nations Unies, organisations de la société civile et autres partenaires clés.
• Contribuer au développement de projets, plans et processus via des recherches et analyses alignées sur les politiques et orientations du PAM.
• Superviser la collecte de données et assurer les actions de suivi avec les responsables d’activités et l’unité RAM.
• Intégrer systématiquement la dimension genre dans la planification et la mise en œuvre des opérations.
• Contribuer à la préparation de rapports réguliers, précis et de qualité, permettant une prise de décision éclairée.
• Renforcer les capacités du personnel du PAM, des partenaires et des autorités locales/nationales pour améliorer la préparation et la réponse aux besoins d’assistance alimentaire.
• Être responsable de la sécurité du personnel, des opérations, des locaux et des biens du PAM dans la zone de couverture, en conformité avec les normes de sûreté et sécurité. Participer activement au comité de gestion de la sécurité (ASMT).
• Appliquer les pratiques standard approuvées par le PAM en matière de préparation et de réponse aux situations d’urgence, et garantir la capacité du PAM à répondre rapidement aux crises, si nécessaire.
• Assurer une communication interne fluide pour renforcer la coordination et la collaboration entre collègues.
• Encadrer, orienter et soutenir les membres de l’équipe, tout en donnant l’exemple d’un leadership inclusif et performant.
• Exécuter toute autre tâche requise par le PAM Guinée.

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE

• A acquis de l’expérience dans la mise en œuvre de programmes techniques (par exemple : nutrition, etc.).
• A mis en œuvre des programmes et a contribué à la conception des opérations.
• A apporté des contributions aux discussions et décisions liées aux politiques.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://wd3.myworkdaysite.com/fr-FR/recruiting/wfp/job_openings/job/Kankan-Guine/Programme-Policy-Officer–Head-of-Field-Office-_JR121928?q=Guin%C3%A9e