Le rôle consiste à assumer des tâches de soutien administratif afin d’optimiser les procédures de flux de travail au bureau. Le secrétaire assiste les collègues et les cadres en les aidant à planifier et à distribuer des informations. Il/elle agit comme point de contact pour toutes les questions, demandes ou problèmes, et fait partie intégrante de l’équipe de l’entreprise.
Rôles et responsabilités clés
• Répondre aux appels téléphoniques et transférer les appels si nécessaire.
• Gérer l’agenda quotidien/hebdomadaire/mensuel et organiser de nouvelles réunions et rendez-vous.
• Préparer et diffuser la correspondance, les mémos et les formulaires.
• Classer et mettre à jour les informations de contact des employés, clients, fournisseurs et partenaires externes.
• Soutenir et faciliter la finalisation des rapports réguliers.
• Développer et maintenir un système de classement.
• Vérifier fréquemment les niveaux de fournitures de bureau et passer les commandes appropriées.
• Documenter les dépenses et remettre les rapports.
• Assumer occasionnellement des tâches de réceptionniste.
Qualifications et spécifications
• Éducation : Diplôme d’associé ou licence en communication ou en commerce (de préférence) ou diplôme de lycée ou équivalent.
• Expérience professionnelle : Expérience avérée en tant que secrétaire ou assistant administratif.
• Formation/Certification : Gestion de secrétariat exécutif (ESM).
• Exigences physiques : Doit être physiquement actif et apte à effectuer des courses.
Compétences/spécialités requises : Connaissance des techniques d’organisation et d’optimisation de bureau, maîtrise des applications MS Office, intégrité et professionnalisme, grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à gérer son temps, excellentes compétences en communication écrite et verbale.
