LE CARTER CENTER RECRUTE RESPONSABLE DES OPERATIONS H/F

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Bureau pays du Mali DESCRIPTION DE POSTE
INTITULÉ DU POSTE :	Responsable des opérations	GRADE :	ETP : Temps plein
PROGRAMME :
RELÈVE DE :	Représentant pays	DATE :	Juillet 2026
LIEU :	Bamako

APPROBATION : Représentant pays : _____________________

Résumé :

Le Carter Center s’engage à accompagner le Gouvernement du Mali dans la mise en œuvre de programmes et de projets de développement qui soutiennent le bien-être de la population, notamment les programmes actuels d’éradication du ver de Guinée et de résolution des conflits.

L’appui du Carter Center au Programme malien d’éradication du ver de Guinée vise à accélérer l’élimination de la maladie du ver de Guinée en s’appuyant sur la prestation de services de santé communautaires comme plateforme pour améliorer les résultats sanitaires, renforcer la cohésion sociale et donner aux communautés les moyens de résoudre les problèmes.

Le Programme de résolution des conflits du Carter Center vise à prévenir et à transformer durablement les conflits en s’attaquant à leurs causes profondes au moyen d’approches intégrées. Il établit des liens entre la cohésion sociale, l’accès équitable aux services essentiels et la gestion durable des ressources naturelles. Ces approches se traduisent par des initiatives qui utilisent la santé comme levier de paix, tout en tenant compte des liens croissants entre les changements climatiques, la vulnérabilité des communautés et les dynamiques de conflit.

Le poste de Responsable des opérations du Carter Center au Mali est chargé d’assurer la gestion efficace des fonctions de soutien du bureau pays, notamment la logistique, les achats et la gestion des biens. Ce rôle soutient directement la mise en œuvre des activités en veillant au respect des procédures internes et des exigences des bailleurs, tout en supervisant les équipes de soutien.

Le titulaire joue également un rôle clé dans l’amélioration continue des processus et la coordination avec le siège à Atlanta afin de garantir une gestion fluide, efficace et conforme. À ce titre, il/elle contribue à créer un environnement de soutien opérationnel performant au service des interventions programmatiques du Carter Center au Mali.

Le poste de Responsable des opérations du Carter Center au Mali est également chargé d’assurer la gestion efficace des fonctions de soutien du bureau pays, notamment les ressources humaines et l’administration. Ce rôle soutient directement la mise en œuvre des activités en garantissant le respect des procédures internes, du règlement intérieur et du Code du travail malien, tout en supervisant le personnel.

Sous la supervision du Représentant pays, le Responsable des opérations veille à ce que la mise en œuvre des activités soit soutenue par des systèmes efficaces, des procédures conformes et une planification opérationnelle rigoureuse.

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Formation et expérience – Qualifications minimales :

Licence en achats, logistique ou dans un domaine connexe, avec au moins cinq (5) années d’expérience, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
Licence en administration des affaires et ressources humaines, avec au moins cinq (5) années d’expérience, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Fonctions/Responsabilités :

Achats et logistique

Gérer les fonctions d’achat pour les programmes du Carter Center dans le pays.
Être responsable de l’achat de biens et de services, y compris d’articles techniques spécialisés.
Maintenir les procédures opérationnelles standard (POS) relatives aux achats et former le personnel aux exigences de conformité et de redevabilité.
Examiner les demandes d’achat internes afin d’en vérifier l’exhaustivité, les spécifications et l’alignement budgétaire.
Gérer les relations avec les fournisseurs et soutenir l’identification des fournisseurs et prestataires de services, ainsi que les processus de mise en concurrence (demande de cotation/RFQ, consultation restreinte, dossier d’appel d’offres/DAO).
Collecter et analyser les devis conformément aux politiques d’achat.
Négocier avec les fournisseurs afin d’assurer le meilleur rapport qualité-prix en matière de qualité, de prix, de délais de livraison et de service.
Vérifier l’exactitude des factures avant le traitement des paiements.
Suivre les calendriers de livraison et garantir la distribution en temps opportun des fournitures.
Coordonner l’expédition et la logistique des matériels/programmes en collaboration avec les équipes Finances et Opérations du siège.
Assurer la gestion des systèmes d’approvisionnement en carburant conformément aux procédures établies.
Élaborer des plans périodiques d’achat de biens et de services nécessaires aux programmes et projets du Carter Center au Mali, en étroite collaboration avec les équipes programmes et finances.
Assurer le leadership et la coordination des comités de sélection des fournisseurs et prestataires de services.
Mettre en place un système de maintenance préventive des équipements (générateur, système solaire, climatisation, ordinateurs, imprimantes, photocopieurs, etc.).
Rédiger et finaliser les rapports produits par les comités de sélection.

Gestion des biens et contrôle des inventaires

Superviser la gestion des immobilisations du bureau pays, en assurant leur suivi, leur protection et la redevabilité.
Tenir et mettre régulièrement à jour le registre des immobilisations (équipements, véhicules et biens liés aux activités/programmes).
Veiller à ce que les biens soient étiquetés, documentés et réformés ou transférés conformément aux politiques du Carter Center et aux exigences des bailleurs.
Réaliser des inventaires physiques périodiques et soutenir les audits internes ou externes, selon les besoins.
Coordonner avec les équipes achats et finances afin d’assurer l’enregistrement exact des biens nouvellement acquis.
Garantir l’utilisation appropriée, l’entretien et la maintenance des véhicules du bureau et des équipements clés.

Administration et opérations du bureau

Coordonner les opérations quotidiennes du bureau, y compris les installations, les télécommunications et les besoins généraux de soutien.
Superviser la maintenance des équipements de bureau, les demandes de mobilier et la planification des remplacements.
Suivre les niveaux de stock et garantir la disponibilité des fournitures de bureau et des formulaires opérationnels.
Superviser le personnel administratif et de soutien (planification, mentorat, formation et évaluation de la performance).
Garantir un environnement de bureau sûr, fonctionnel et professionnel.
Rédiger la correspondance administrative et assurer le suivi approprié.
Préparer et suivre les dossiers de demande d’exonération fiscale.
Gérer et archiver les documents administratifs conformément aux normes de gestion des archives.
Coordonner les procédures administratives avec les autorités compétentes.
Vérifier la conformité des dossiers administratifs.

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5. Gestion des ressources humaines

5.1 Politiques et conformité

Superviser la mise en œuvre des politiques RH du Carter Center et veiller au respect du Code du travail malien dans l’ensemble du bureau pays.
Conseiller la direction pays sur les bonnes pratiques RH et les risques de non-conformité.
Coordonner avec les équipes RH et Finances d’Atlanta (Opérations à l’étranger) concernant les organigrammes, les contrats et les rapports liés au personnel.

5.2 Recrutement et intégration

Diriger les processus de recrutement de bout en bout, notamment la rédaction et la publication des avis de vacance, la présélection des candidats, la coordination des entretiens et l’intégration des nouvelles recrues.
Coordonner et faciliter l’intégration des nouveaux employés et veiller à ce que toute la documentation requise soit complétée, signée et classée conformément aux procédures.

5.3 Administration du personnel

Tenir les dossiers du personnel conformément aux normes de confidentialité et de gestion des archives.
Servir de point focal RH pour les questions d’administration du personnel, notamment le bien-être du personnel, le suivi des congés et absences, et le respect des obligations du travail.
Appuyer les processus de gestion de la performance, notamment le suivi des échéances d’évaluation et l’identification des besoins de formation du personnel.

5.4 Paie et conformité légale

Préparer et traiter la paie mensuelle.
Préparer et soumettre les déclarations et paiements fiscaux mensuels, y compris le calcul de l’ITS et des cotisations de sécurité sociale, ainsi que les dépôts auprès des institutions compétentes.

6. Appui aux voyages

Coordonner l’appui administratif aux consultants, notamment les documents de voyage et le calcul des per diem.
Organiser des séances d’information et d’orientation pour les consultants nouvellement arrivés.
Organiser la logistique des voyages nationaux et internationaux (réservations, autorisations de voyage, avances de voyage) conformément aux politiques de voyage du Carter Center.

7. Coordination des événements et réunions

Coordonner la logistique et la planification administrative des réunions, revues de programme et conférences.
Gérer les dispositions relatives aux salles, hôtels, transports, visas, équipements, matériels, restauration et ordres du jour.
Exécuter toute autre tâche connexe nécessaire au soutien des opérations des programmes.

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8. Politiques, conformité et développement professionnel :

Veiller au respect de toutes les politiques et procédures organisationnelles.
Poursuivre le développement professionnel et maintenir une connaissance actualisée des bonnes pratiques.
Exécuter toute autre tâche assignée par le superviseur.
Favoriser la croissance et le développement professionnels en identifiant des programmes de formation, des organisations professionnelles, des activités et des ressources permettant de maintenir la connaissance des tendances nationales et de promouvoir une expertise de premier plan.

Qualifications préférées

Master en achats, logistique ou dans un domaine connexe, avec au moins cinq (5) années d’expérience, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
Master ou certification professionnelle en ressources humaines (par exemple SHRM, CIPD ou équivalent).

Au moins cinq (5) années d’expérience à responsabilité progressive en ressources humaines et/ou administration, de préférence dans une ONG ou une organisation internationale.

Expérience antérieure au sein d’une ONG basée aux États-Unis ou d’une ONG internationale.
Une expérience antérieure en gestion/supervision d’équipe est fortement souhaitée.
Solide maîtrise des achats, de la logistique, de la gestion des immobilisations, de la budgétisation et des systèmes de gestion administrative.
Bonne connaissance de l’administration du personnel et de la conformité au Code du travail malien.
Expérience dans l’administration de la paie et des déclarations sociales (INPS, ITS) au Mali.
Connaissance pratique de l’anglais suffisante pour la correspondance écrite et les rapports destinés au siège d’Atlanta.
Expérience dans la gestion des procédures d’exonération fiscale et des relations avec les directions nationales, notamment le Travail, les Impôts, les Douanes, l’INPS, les banques et les compagnies d’assurance.
Solide compréhension du contexte social malien.
Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Access).
Maîtrise, ou capacité à apprendre rapidement, le SIRH de l’organisation (Système d’information des ressources humaines) et les systèmes de gestion des talents.
Compétences avérées en organisation et en gestion des flux de travail.
Excellentes compétences interpersonnelles, de négociation et de résolution des conflits.
Excellentes capacités d’organisation et grande attention aux détails.
Excellente gestion du temps, avec une capacité démontrée à respecter les délais.
Solides compétences analytiques et en résolution de problèmes.
Capacité à agir avec intégrité, professionnalisme et confidentialité.
Capacité à appuyer la gestion administrative des contrats (préparation des éléments de paie, indemnités, attestations et documents de fin de contrat, le cas échéant).
Connaissance des pratiques contractuelles (types de contrats, période d’essai, renouvellements) et capacité à en assurer le suivi administratif.