Termes de Référence Recrutement d’un Consultant en Archivage Électronique
- Contexte
La Croix-Rouge malienne depuis 2010 a connu une croissance exponentielle tant par le
nombre croissant de programmes/projets que par la création de nouveaux départements et
services. La gestion de ces différents programmes/ projets ainsi que les différents
départements et services rattachés favorise la production d’une multitude de documents
administratifs, financiers comptables et des ressources humaines.
La Croix-Rouge Malienne ne dispose ni de salle d’archivage attitrée ni de système de
sauvegarde approprié de documentation d’où le risque permanent et élevé de pertes de
ces nombreux documents. Cette situation prévaut également au niveau des branches
régionales de la Croix-Rouge Malienne.
Comment assurer une bonne sauvegarde et une bonne localisation du patrimoine
documentaire de la CRM à travers un mécanisme et un système d’archivage électronique
fiable, sécurisé est l’une des préoccupations majeures de la CRM.
La Croix-Rouge Malienne (CRM) a donc initié un projet de mise en place d’un système
d’archivage électronique afin de moderniser sa gestion documentaire, sécuriser ses
archives et améliorer l’accès à l’information. Dans ce cadre, la CRM souhaite recruter un
consultant en archivage électronique pour l’accompagner dans la structuration et la mise
en œuvre de ce système, en particulier pour adapter l’outil PaperOffice à ses besoins
spécifiques. Ce système sera hébergé en local sur un serveur NAS Synology DS3622xs+,
ce qui implique une maîtrise des solutions de stockage en réseau, des outils d’indexation
et de sauvegarde, ainsi que de l’intégration de solutions GED sur environnement
Synology.
- Objectif de la mission
L’objectif est de réaliser un diagnostic de l’existant, proposer une méthodologie adaptée à
la CRM, et définir les procédures et bonnes pratiques pour une gestion documentaire
électronique efficace et pérenne, tout en exploitant pleinement les capacités du NAS
Synology DS3622xs+ comme socle d’infrastructure. - Tâches principales
- Analyser le système actuel de gestion documentaire (physique et numérique).
- Rencontrer les différents départements pour identifier les types de documents traités.
- Évaluer les besoins spécifiques par service.
- Concevoir une arborescence de classement normalisée et une nomenclature des
fichiers. - Définir les métadonnées nécessaires et les règles de nommage.
- Proposer une méthodologie d’archivage électronique adaptée aux pratiques de la
CRM. - Définir des procédures de confidentialité et de conservation.
- Rédiger un rapport de mission incluant les constats, les recommandations et un plan
d’action. - Elaborer une SOP de GED (Gestion Electronique de Document) adapter à la CRM
- Livrables attendus
- Une proposition d’arborescence de classement et de nomenclature.
- Une méthodologie complète d’archivage électronique.
- Des directives et procédures pour les utilisateurs (guide pratique).
- Un rapport final avec plan d’action et recommandations opérationnelles.
- Durée et période de la mission
La mission est prévue pour une durée d’un (1) mois, à compter de la date de signature du
contrat. Le calendrier détaillé sera établi en concertation avec la direction informatique et
le département de la logistique de la CRM.
- Profil du consultant recherché
- Spécialiste en gestion documentaire ou archivage électronique.
- Expérience avérée dans des missions similaires (idéalement en ONG ou secteur
public). - Bonne connaissance des normes d’archivage (ISO 15489, etc.).
- Maîtrise des outils GED/DMS (ex : PaperOffice, Alfresco, etc.)..
- Excellentes capacités rédactionnelles et d’analyse.
- Modalités de soumission
Les consultants intéressés sont invités à soumettre leur dossier comprenant :
- Un CV détaillé
- Une offre financière et technique
- Des références pour des missions similaires
Les dossiers doivent être déposés au siège de la Croix-Rouge à Djelibougou Rue 261
Porte 02 route de Koulikoro BP : 280 Bamako, Mali au plus tard le 10/08/2025
Date limite de soumission : 10 août 2025
Modalités : Dépôt physique au siège de la CROIX-ROUGE MALIENNE Documents à fournir : CV + offre technique & financière + références similaires
