FICHE DE POSTE
SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF (VE)

Reférence du poste: 0016

Superviseur: Directeur Général

Temps plein
STAGE RÉMUNÉRÉ DE 3 MOIS
AVEC POSSIBILITÉ D’EMBAUCHE

MISSIONS / TACHES PRINCIPALES
Gestion Administrative des formations
En tant que Secrétaire administratif/ve, vous jouerez un
rôle clé dans la stratégie de communication, la gestion
administrative des formations, la logistique, le soutien à la
Direction et le suivi de la trésorerie du Cabinet. Vous
serez en charge d’assurer le bon fonctionnement
administratif du cabinet, garantir l’accueil des apprenants,
gérer les dossiers de formation, organiser les sessions et
assister la direction dans les tâches courantes. Vous allez
contribuer à la qualité du service client (réactivité, suivi,
écoute). II/elle sera en charge du suivi des documents
comptables, de la facturation, des impayés..
Rédiger les conventions de formation et documents
contractuels;

Assurer le suivi des inscriptions et relances;
Préparation et suivi des dossiers de formation
(inscriptions, feuilles d’émargement, conventions,
attestations…).
Accueil et relation avec les clients et apprenants
Accueil physique et téléphonique des clients et
apprenants;
Répondre aux appels, mails et demandes d’information;
Accueillir les stagiaires, formateurs et partenaires;
Gérer les présences et absences des apprenants.
Organisation logistique

PROFIL RECHERCHE
Vous êtes Secrétaire, Assistante de gestion ou Secrétaire
comptable de niveau Bac +3 ou vous avez un diplôme
équivalent avec 3/4 ans d’expériences. Vous avez
d’excellentes compétences rédactionnelles, le sens de
l’organisation, une bonne capacité communicationnelle et
vous avez le sens de l’accueil et de la réception. Vous avez
une bonne orthographe et expression écrite et orale. Vous
avez une bonne connaissance des outils de la Bureautique
Générale comme l’Environnement Windows, Ms Word,
Excel, PowerPoint et l’Internet. Vous faites preuve de sens
de la créativité, esprit d’initiative et d’autonomie. Vous
êtes capable de discrétion professionnelle et le sens de la
confidentialité. Vous avez une capacité à gérer plusieurs
tâches simultanées. Vous avez une expérience similaire
dans une structure de formation/RH ou prestation de
service.
NB: La maitrise du logiciel SAGE Comptabilité, du
marketing digital, de l’anglais seraient des atouts.
Préparer les supports de formation et le matériel
pédagogique;
Organiser la planification des salles et intervenants;
Participer à la gestion du stock de fournitures.
Soutien à la Direction
Gérer l’agenda, organiser des réunions ou
déplacements;

Assurer la transmission d’informations et participer à la
rédaction de courriers, de rapports ou synthèses
administratives;
Soutien aux formateurs et à la direction dans les tâches
quotidiennes.
Suivi comptable
Émission des devis et factures;
Suivi des règlements (relances clients, suivi des
impayés);
Saisie comptable (achats, ventes, banque…);
Préparation des documents pour l’expert-comptable;
Classement et archivage des pièces comptables;
Élaboration de tableaux de bord de suivi financier des
actions de formation.

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AFRILAB CONSULTING
Siège: Yirimadjo ZRNY sur la route de Ségou