VIVO ENERGY RECRUTE CORPORATE ASSISTANT H/F

Objectif du poste :

  • Accompagner les managers dans la réalisation de leur mission.
  • Interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs

Principales responsabilités :

Soutien administratif et organisationnel

  • Organiser le calendrier MD et coordonner les réunions stratégiques (internes et externes) pour les membres MD et CLT.
  • Organiser la réunion et préparer la salle, les dossiers, les ordres du jour, les procès-verbaux et s’assurer que la logistique est en place.
  • Accueillir et assister les visiteurs.
  • Gérer les appels entrants, les e-mails et le courrier ; filtrer et hiérarchiser les demandes.
  • S’assurer que l’environnement de travail du gestionnaire est ordonné, fonctionnel et accueillant.

Gestion de voyages et d’événements

  • Organiser les modalités de voyage (réservations, démarches visa, JMP, obtenir le meilleur tarif, etc.).
  • Organiser les JMP, les ordres de mission et les frais de déplacement associés.
  • Coordonner les événements internes animés par les Gestionnaires (réunions, comités, revues d’affaires, etc.).
  • Coordonner les événements externes pour les visiteurs et le personnel (repas, cocktails, teambuilding etc.)
  • Apporter un soutien dans l’organisation d’événements d’entreprise

Communication interne et externe

  • Assurer la transmission de la correspondance, des notes de service, des rapports, etc.
  • Agir en tant qu’interface professionnelle entre les gestionnaires et les partenaires, les prestataires de services et les intervenants externes.
  • Superviser la diffusion des communications stratégiques internes.

Suivi administratif et reporting

  • Assurer une bonne gestion des documents numériques (classement, archivage, partage).
  • Gérer la logistique du bureau (fournitures et services de soutien mineurs).

Cadeaux et hospitalité

  • Agir comme point focal pour l’acceptation des cadeaux et des marques d’hospitalité d’autres entreprises, l’orientation, l’enregistrement et la répartition interne
  • Agir en tant qu’interface professionnelle pour l’enregistrement et l’envoi des cadeaux VEG aux parties prenantes externes
POSTULER AUSSI :  SOMEM GUINEE RECRUTE COMMERCIAL ET ADMINISTRATIF H/F

Exigences

Connaissances, compétences et expérience professionnelles :

  • Être titulaire au moins d’un diplôme universitaire en assistant de direction, en sociologie, en communication ou tout autre diplôme équivalent
  • Minimum de (5) ans d’expérience professionnelle en tant qu’assistant personnel
  • Bonnes compétences rédactionnelles
  • Parfaite compréhension des langues anglaise et française
  • Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
  • Capacité à travailler en toute confidentialité et discrétion

Compétences:

  • Ayez le sens des priorités.
  • Avoir le sens de la confidentialité et de la discrétion
  • Avoir le sens de l’analyse et de la réduction des coûts
  • Capacité à s’exprimer.
  • Bonnes compétences interpersonnelles
  • Bon sens de l’écoute
  • Bonne capacité d’adaptation.
  • Bonne connaissance des logiciels de bureautique

Compétences fonctionnelles :

  • Suivi de l’avancement d’un dossier professionnel
  • Constituer un dossier professionnel
  • Conception d’un tableau de bord et reporting
  • Réaliser un suivi d’activité.
  • Mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Documents de référence d’archives.
  • Effectuer le suivi administratif.
  • Exécuter les commandes de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Date limite de candidature : 16 juillet 2025.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://apply.workable.com/vivo-energy/j/0700A9F7B9/

Loading

Partager cette offre avec vos amis

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *