TITRE DU POSTE
Assistant (e) administratif (ve) et financier (ère) Bureau de Kayes
Objectif global
Contribuer efficacement à la gestion administrative et financière du Bureau de Tree Aid bureau Mali basé à Kayes
OBJECTIFS SPECIFIQUES
Gestion Administration et RH du bureau
Gestion financière et comptable
Gestion financière projets
Autres
SUPERIEUR HIERARCHIQUE
Project Officer
Matrix management : Chargé des Finances
TEMPS DE TRAVAIL
Contrat à durée déterminée
DUREE
Contrat à durée déterminée de 12 mois renouvelable si performance avérée et disponibilité des financements à la fin de chaque année
LIEU D’AFFECTATION
Kayes et Nioro, Antenne de Tree Aid bureau Mali, avec des missions régulières dans les zones d’interventions du projet
Travaillant sous l’autorité du Chargé de projet et de la supervision technique directe du Chargé des Finances, en collaboration avec tout le personnel de TREE AID MALI, les principales tâches et responsabilités de l’Assistant (e) administratif (ve) et financier (ère) du projet sont les suivantes :
PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITÉS :
Gestion Administration et RH du bureau
Surveiller les locaux et s’assurer que tous les aspects logistiques du bureau sont convenablement gérés en vue de son fonctionnement harmonieux ;
Assurer la gestion des installations et du matériel du bureau ;
Rédiger les correspondances ;
Gérer les courriers arrivés et départ du bureau ;
Gérer le personnel conformément à la politique et aux règles et procédures de Tree Aid.
Gestion financière et comptable
Gestion de la petite caisse, et journal de caisse, y compris les rapprochements ponctuels et mensuels ;
Allocation des transactions dans un code des comptes, et la préparation des rapports pour l’équipe financière TAMa ;
Traiter toutes les factures et en superviser le paiement y compris la préparation et la signature des chèques ;
Gérer et réconcilier les avances pour la mise en œuvre des activités du programme et les visites de TAMa;
Gérer et faire des rapports sur les dépenses de la petite caisse du bureau ;
Soutenir les préparations de budgets et prévisions financières du bureau ;
Appui aux audits du projet et du bureau ;
Familiarisation et suivi des politiques de groupe et des procédures du manuel financier ;
Suivre le processus d’achat des fournitures et équipements de bureau et appuyer le personnel dans l’utilisation de l’équipement du bureau ;
Mettre régulièrement à jour l’inventaire de l’équipement du bureau et mener des vérifications de routine ;
Mettre en œuvre des systèmes de classement financiers efficaces sur une base régulière tout en mettant l’accent sur la possibilité de retrouver facilement les informations et en cas de nécessité, faire des recommandations pour l’amélioration des systèmes.
Gestion financière projets et partenaires
Assister le Projet Officer et le Coordinateur Régional dans l’utilisation du chauffeur et la maintenance régulière des véhicules, y compris l’approvisionnement en carburant.
Suivre les paiements des subventions des projets aux partenaires de mise en œuvre.
Préparer avec les partenaires les rencontres, ateliers, visites de suivi & évaluations des différents projets.
Entreprendre la préparation logistique, y compris l’acquisition d’équipements et services divers pour les rencontres et visites diverses.
Assister le Finance Officer et les équipes de projets dans la gestion des contrats avec les tiers.
Appuyer l’élaboration des stratégies de soutien aux partenaires en matière de gestion administrative et financière.
Autres
O Préparer et participer aux rencontres régulières de gestion stratégique du bureau et du programme de Tree Aid au Mali ;
o Préparer et participer à vos évaluations semestrielles et annuelles de performance avec votre supérieur hiérarchique ;
o Organiser et diriger des rencontres périodiques d’appui et de supervision avec le personnel sous votre responsabilité : chauffeurs, stagiaires, volontaires, etc. ;
o Evaluer les performances semestrielles et annuelles du personnel sous votre responsabilité ;
o Superviser la gestion du véhicule du projet ;
o Participer aux rencontres extérieures impliquant le bureau ou les projets, suivant les orientations du supérieur hiérarchique ;
o Préparer les missions d’audits ;
o Effectuer un contrôle financier des documents des projets ;
o Suivre strictement les procédures et directives internes de Tree Aid ;
o Effectuer toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.
Facteurs clés de réussite au poste
E=indispensable D= souhaitable
Prompt à communiquer de façon efficace avec les partenaires des projets. E
Communiquer de façon claire et accessible les informations financières aux parties prenantes des projets. E
Faire preuve de soutien efficace au Chef d’Equipe Technique et aux autres membres du personnel du programme de Tree Aid. E
Bonne communication et bonne collaboration avec l’ensemble du personnel aussi bien que les partenaires et autres contacts liés aux projets. E
Relations clés :
Chef du projet : lien opérationnel
Chargé des Finances Mali
Chargé des Finances et Ressources/Afrique de l’Ouest
Coordonnateurs techniques
Chargé de Suivi évaluation
SPECIFICATION DE LA PERSONNE RECHERCHEE
INDISPENSABLE
SOUHAITABLE
Qualification
Diplôme universitaire dans une discipline pertinente en lien avec le poste (BAC+2 minimum en finance comptabilité) ou diplôme similaire
Avoir au moins 3 ans d’expériences professionnelles
Etre capable de conduire un audit
Etre capable de conduire une formation
Expérience dans la gestion de la trésorerie
Expérience dans la gestion fiscale, sociale,
Connaissance du cycle de projet
Compétences en
•Informatique, y compris le traitement de texte, tableurs
(Microsoft Excel, Word etc.), logiciels comptables
Systèmes de classement électronique et physique
Français (Excellent)
Anglais (connaissances de base)
- Connaissance en base de données
Capacités de travail
- Prise initiative, planification et exécution
- En équipe d’une manière positive
- Aisance relationnelle
- Sous pression et dans des délais stricts
Qualités personnelles
- Bonne relation interpersonnelle
- Être méthodique et attentif aux détails
- Être honnête, intègre et responsable
Engagement
Aux but et objectifs de Tree Aid
Au respect de la mission et des valeurs de Tree Aid
À la tradition de soutien aux communautés bénéficiaires
Pour postuler, veuillez envoyer un CV et une lettre de motivation montrant comment
vous répondez aux spécifications techniques à : tawa.recruitment@treeaid.org
La description complète du poste et Spécifications du Candidat peuvent être téléchargés
à partir de notre site Web www.treeaid.org
La date de clôture de réception des candidatures est fixée au 02/07/2025 au plus tard à 16h GMT.
