MARIE STOPES MALI RECRUTE STAGIAIRE RH-ARCHIVISTE H/F

Information générale sur le rôle
Position
Stagiaire RH – Archiviste
Supérieur hiérarchique :
Assistant Administratif / Senior Management team coordinator
Période de préavis
N/A
Responsable budgétaire
Non
Supervisés directs :
N/A
Position en contact direct avec les clients
Non

Introduction
MSI Reproductive Choices est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de soins de santé sexuelle et reproductive. Nous pensons que chacun a le droit de choisir d’avoir des enfants par choix et non par hasard. Avec une large gamme de services de santé de la reproduction, nous nous engageons à fournir des services de qualité, abordables et empreints de compassion pour tous.

Aujourd’hui, notre organisation compte plus de 9 000 membres d’équipe travaillant dans 36 pays à travers le monde. En 2024 plus de 23,8 millions de personnes à travers le monde ont eu accès aux soins de santé sexuelle et reproductive grâce à MSI Reproductive Choices. Notre succès repose sur le fait que les équipes de MSI sont dirigées localement, qu’elles ont l’esprit d’entreprise, qu’elles sont axées sur les résultats et qu’elles sont passionnées par la prestation de soins de haute qualité, centrés sur le client, dans leurs propres communautés. En tant qu’entreprise sociale, nous nous concentrons sur des modèles de prestation, d’efficacité et de financement durables, conçus pour durer, afin que les femmes et les jeunes filles que nous servons aujourd’hui aient également le choix à l’avenir. Tous membres d’équipe de MSI adhèrent à nos valeurs fondamentales :

Motivés par la mission
Axés sur le client
Redevables
Courageux
Résilient
Inclusif
Nous savons que l’accès au choix reproductif change la vie. Pour certains, cela peut signifier la possibilité de terminer des études ou de commencer une carrière. Pour d’autres, cela signifie être capable de s’occuper de la famille qu’ils ont déjà. Pour tous, cela signifie la liberté de décider de leur propre avenir, créant ainsi un monde plus juste et plus équitable.

Depuis 2008, MSI Mali est devenu l’un des principaux fournisseurs de services de planification familiale et de santé reproductive au Mali.MSI Mali travaille désormais dans 12 régions du Mali : Kayes, Koulikoro, Sikasso, Ségou, Mopti, Tombouctou, Bougouni, Dioila, Koutiala, Kita, Bandiagara et San ainsi que dans le grand district de Bamako, offrant un accès à des services de contraception centrés sur le client.

Les programmes de MSI Mali sont conçus pour répondre aux besoins des clients financièrement et géographiquement défavorisés, y compris les adolescents, afin que personne ne soit laissé pour compte et que chacun puisse accéder aux soins de santé qu’il recherche pour déterminer son avenir.
Le rôle
Le/la stagiaire RH – Archiviste appuie l’équipe administrative dans la gestion, l’organisation et la conservation des documents RH et administratifs. Il/elle contribue à la mise à jour des archives physiques et numériques, veille à leur accessibilité et à leur confidentialité, et participe à l’amélioration des systèmes de classement. Ce poste est idéal pour un(e) étudiant(e) ou jeune diplômé(e) souhaitant acquérir une première expérience dans le domaine des ressources humaines et de l’administration.
Responsabilités Clès
Archivage et gestion des dossiers du personnel

ü Réaliser des audits réguliers des dossiers du personnel pour en vérifier la complétude et la conformité.

ü Identifier les documents manquants et assurer le suivi avec les responsables concernés.

ü Organiser et classer les dossiers du personnel (contrats, évaluations, congés, etc.) selon les normes établies.

ü Numériser les documents physiques et les intégrer dans les bases de données RH.

ü Mettre à jour régulièrement les fichiers archivés et garantir leur accessibilité.

ü Veiller au respect des normes de confidentialité et de conservation des documents.

ü Contribuer à la constitution des dossiers de recrutement et d’intégration.

Gestion de la documentation administrative

ü Auditer les documents archivés pour en assurer la cohérence et la complétude.

ü Identifier les pièces manquantes et proposer des actions correctives.

ü Classer et organiser les documents administratifs (impôts, cotisations, courriers, etc.) par rubrique et catégorie.

Appui à la gestion administrative du personnel

ü Participer à l’élaboration des contrats de travail et autres documents RH.

ü Préparer les documents administratifs : notes de service, notes d’affectation, attestations et certificats de travail.

ü Contribuer au suivi mensuel des feuilles de temps (timesheets) du personnel.

ü Assister le personnel dans les démarches liées à l’INPS et à l’AMO.

ü Appuyer la préparation des audits internes et externes en lien avec les dossiers RH.

Gestion des congés et absences

ü Appuyer la gestion des absences et des congés du personnel.

ü Réceptionner et transmettre les demandes d’autorisation d’absence.

ü Enregistrer les congés dans les systèmes de suivi RH.

Expériences clés
Pour remplir ce rôle, il est essentiel que vous ayez l’expérience suivante :

ü Expérience académique ou pratique en gestion des ressources humaines, administration ou archivage.

ü Familiarité avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et les systèmes de gestion documentaire.

ü Expérience dans le classement, la numérisation ou l’organisation de documents administratifs ou RH.

ü Connaissance des principes de confidentialité et de conservation des données sensibles.

ü Une première expérience en environnement professionnel (stage, bénévolat, projet académique) est un atout.

ü Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement multiculturel.
Education formelle et Qualification
ü Être titulaire ou en cours d’obtention d’un diplôme (Licence ou Master) en Ressources Humaines, Administration, Archivistique, ou tout autre domaine connexe.

ü Une formation complémentaire en gestion documentaire, bureautique, ou droit du travail est un atout.

ü Bonne maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance de l’anglais est un plus.

ü Fervent défenseur de la cause du planning familial

Attributs personnels
Nous recrutons des personnes talentueuses et dynamiques aux parcours et expériences variés, toutes unies par la conviction de notre mission et la volonté d’obtenir des résultats mesurables. Nous sommes fiers d’être un employeur qui respecte l’égalité des chances et nous nous engageons à créer un lieu de travail totalement inclusif, où chacun se sent capable de participer et de contribuer de manière significative. Vous devez être ouvert d’esprit, curieux, résilient et orienté vers les solutions, et vous engager à promouvoir l’égalité et à préserver le bien-être des membres de l’équipe et des clients.

Pour ce poste, nous recherchons une personne rassemblant les atouts suivants :

ü Énergie, rigueur et engagement envers les valeurs de l’organisation, avec une volonté de contribuer activement à la structuration et à la fiabilité des processus RH.

ü Souci du détail et sens de l’organisation, capable de gérer des volumes importants de documents tout en garantissant leur qualité, leur traçabilité et leur confidentialité.

ü Orientation service, avec une capacité à comprendre les besoins des équipes RH et à y répondre avec efficacité et professionnalisme.

ü À l’aise dans un environnement en évolution, capable de s’adapter aux changements et de travailler dans un contexte de gestion du changement.

ü Esprit d’initiative et autonomie, capable de proposer des améliorations et de prendre en charge des tâches avec peu de supervision.

ü Esprit d’équipe et collaboration, capable de travailler en synergie avec différents profils et départements.

ü Passion pour l’excellence opérationnelle, avec une volonté constante d’améliorer les pratiques d’archivage et de gestion documentaire.

Nos valeurs
Guidé par la mission : Avec un engagement inébranlable, nous existons pour permettre aux femmes et aux hommes d’avoir des enfants par choix et non par hasard.

Centré sur le client : Nous sommes dévoués à nos clients et travaillons sans relâche pour fournir des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels.

Responsable : Nous sommes responsables de nos actions et nous nous concentrons sur les résultats, en assurant la durabilité à long terme et en augmentant l’impact du partenariat.

Courageux : Nous recrutons et formons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui ont le courage de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres, conformément à notre mission.

Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.

Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l’équipe peut s’épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus

Procédures de dépôt de candidature
Envoyez par e-mail un CV détaillé et une lettre de motivation de max.2 pages contenant les références de 03 personnes.

A : Indiquer obligatoirement en objet la référence du poste.

Les dossiers de candidature doivent être reçus par email au plus tard le 30 septembre 2025 à 17H30 à l’adresse suivante : recrutement@msimali.org

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat(e) postule, soit Candidature au poste de « Stagiaire RH – Archiviste »

N.B. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour un test seront contactés.