LE CENTRE DE SERVICES DU MALI (CSM) RECRUTE PLUSIEURS POSTES H/F

Assistant Administratif H/F

ORGANISATION

Le Centre de Services du Mali (CSM) sous l’Université des Sciences, des Techniques et des Technologies de Bamako (USTTB) est un organisme indépendant qui assure un large éventail de services financiers et administratifs aux clients dont les activités portent sur la recherche et le développement au niveau mondial.

Dans le cadre du renforcement de sa capacité en Ressources Humaines compétentes est à la recherche du profil ci-dessous cité. Ce poste est uniquement pour les Maliens, tous à temps plein, et basés à Bamako.

Assistant Administratif

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

L’assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif essentiel au CSM, en veillant à ce que les opérations quotidiennes se déroulent de manière harmonieuse et efficace. Ce rôle englobe une variété de responsabilités, y compris l’assistance à l’approvisionnement, la coordination des voyages, la gestion des horaires et l’organisation des réunions. L’assistant administratif sert également de point de contact principal pour les communications internes et externes, en gérant les courriels et en répondant aux demandes de renseignements. En outre, la préparation de documents, de rapports et de présentations, ainsi que l’entretien des fournitures et du matériel de bureau.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Soutenir les actions d’approvisionnement en rédigeant des bons de commande et des contrats avec les vendeurs et les fournisseurs.
• Aider à fournir une assistance aux chercheurs en matière de voyage en réservant leurs billets d’avion, en souscrivant une assurance voyage et en rédigeant et en rapprochant les rapports sur les frais de voyage.
• Contribuer à la mise à jour et au maintien des politiques et procédures du bureau.
• Aider à commander des fournitures de bureau et à rechercher des devis et des fournisseurs.
• Servir de back up au responsable des opérations dans la planification des réunions et la rédaction de procès-verbaux détaillés.
• Apporter un soutien général aux visiteurs.
• Servir de point de contact pour les clients internes et externes.
• Assurer la liaison avec la direction du CSM pour traiter les demandes et les questions des chercheurs.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS MINEURES

Recevoir la correspondance externe, l’examiner, la sceller et veiller à ce qu’elle soit envoyée en temps utile aux destinataires.
• Tenir un registre de réception et de transmission de tous les documents reçus, avec indication des dates, des origines et des destinataires.
• Effectuer le filtrage des appels téléphoniques.
• Assurer des tâches telles que l’archivage, l’établissement du bon de commande dans les délais, la remise des chèques aux fournisseurs.
• Recevoir et distribuer le courrier.
• Classer le courrier entrant et sortant.
Divers
Il sera également demandé au titulaire d’assister l’équipe de gestion de CSM dans diverses tâches diverses, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire en administration ou en comptabilité ;
• Expérience administrative antérieure de 3-4 ans
• Excellentes compétences en informatique
• Capacité de rédaction
• Attention aux détails
• Proactif et positif
• La connaissance de l’anglais est obligatoire (parle et écrit)

DOSSIER A FOURNIR

• 01 lettre de motivation adressée au Directeur du CSM
• 01 Curriculum Vitae
• Copie certifiée des diplômes
• Références d’au moins deux précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM avec la mention « Soumission au poste de Assistant Administratif / Administrative Assistant » à l’adresse : recruitment@maliservicecenter.org

Date limite de dépôt : 9 juin 2025 à 16 Heures.

Comptable Junior H/F

Comptable Junior

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

Le comptable junior soutient le département financier en prenant en charge les tâches comptables quotidiennes, telles que l’émission des chèques, le traitement des factures, la gestion des budgets de terrain et des petites caisses, l’enregistrement des salaires, les cotisations à la sécurité sociale (INPS), les avances de mission ou de voyage, ainsi que les rapprochements bancaires. Il est également responsable des écritures de journal, de la préparation des états financiers, de la tenue des comptes, des rapprochements bancaires mensuels et de l’enregistrement des salaires mensuels pour l’ensemble des projets gérés.

POSTULER AUSSI : PLAN INTERNATIONAL RECRUTE ARCHIVISTE H/F

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Confirme la réception des pièces justificatives en remplissant et en signant le registre de transmission et le remet à l’assistant administratif pour classement.
• Réceptionner les pièces justificatives, les examiner, les scanner et les classer, s’assurer que toutes les pièces justificatives sont incluses, approuvées et signées par le PI.
• Prépare les ordres de virement ou les chèques et les fait approuver et signer.
• Transmet le chèque ou l’ordre de virement pour signature, conserve le reçu et le classe avec le reste de la liasse.
• Enregistre les écritures comptables dans les différents journaux de la banque. Les numérise et les classe.
• Reçoit les demandes ou imprime les relevés bancaires mensuels de chaque projet en charge (y compris les relevés bancaires des projets clôturés).
• Effectue les rapprochements bancaires mensuels de chaque projet et apporte des corrections, si nécessaire, sur les paiements en suspens depuis plus de trois mois.
• Imprime les rapprochements bancaires mensuels, les classe par projet et les soumet au chef comptable pour examen et approbation.
• S’assurer que les rapprochements bancaires sont classés par projet, par mois, et réalisés (physiquement et électroniquement).
• S’assurer que les transactions bancaires (réception de fonds, paiements) sont classées par projet, par mois, et réalisées (physiquement et électroniquement).
• S’assurer que les transactions de petite caisse (réception des fonds, paiements) sont classées par projet par mois et réalisées (physiquement et électroniquement).
• S’assurer que l’inventaire de la petite caisse est effectué par projet et par mois et réalisé (physiquement et électroniquement).
• Recevoir les rapprochements approuvés et les classer.
• Archiver les documents comptables physiquement et électroniquement.
• Responsable des relations extérieures avec les autorités fiscales.
• Préparer la déclaration de cotisations de sécurité sociale (INPS).
• Assurer les relations externes avec les banques dans le cadre des certifications, des rapprochements, etc.
• Participe au processus d’ouverture et de clôture des comptes bancaires.
• Assiste l’équipe chargée de l’élaboration des états financiers annuels et de la préparation de l’audit interne et annuel.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS MINEURES

Autres tâches comptables demandées par la direction.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire en comptabilité ou équivalent ;
• Expérience antérieure de 4-5 ans
• Connaissance approfondie des procédures comptables de base
• Compréhension approfondie des principes comptables généralement reconnus (PCGR)
• Sensibilisation aux tendances des entreprises
• Familiarité avec les états comptables financiers
• Expérience avec les fonctions de grand livre général et le processus de clôture de fin de mois/fin d’année
• Expérience pratique avec les progiciels comptables, comme SAGE 100c et SAGE 1000
• Compétences avancées MS Excel, et autres
• Précision et souci du détail
• Aptitude pour les chiffres et les compétences quantitatives
• La connaissance de l’anglais serait un atout

DOSSIER A FOURNIR

• 01 lettre de motivation adressée au Directeur du CSM
• 01 Curriculum Vitae
• Copie certifiée des diplômes
• Références d’au moins deux précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM avec la mention « Soumission au poste de Comptable Junior /Junior Accountant » à l’adresse : recruitment@maliservicecenter.org

Date limite de dépôt : 9 juin 2025 à 16 Heures.

Comptable Senior H/F

Comptable Senior

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

Le comptable principal occupe une fonction stratégique en apportant un appui essentiel au département financier, notamment par la supervision rigoureuse des opérations comptables quotidiennes. Il doit notamment veiller au respect des normes comptables en vigueur, des lois financières, des réglementations et des politiques internes. Le poste implique également l’analyse et le rapprochement des comptes de tiers, ainsi que la préparation de rapports financiers périodiques afin de maintenir l’exactitude et la transparence de la gestion financière.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Recevoir des PI la version complète et signée de chaque document du projet (accord de financement, budget, compte bancaire) ; lire, suivre et appliquer conformément aux règles et procédures du donateur et les classer.
• Appliquer une connaissance approfondie et une maîtrise de toutes les procédures, lois et réglementations relatives aux opérations financières et comptables.
• Appliquer rigoureusement les procédures opérationnelles standard (POS) au cours des diverses activités comptables et financières, et se référer à des sources faisant autorité en cas d’incertitude.
• Effectuer des audits périodiques des procédures opérationnelles normalisées afin de vérifier leur conformité et de s’assurer qu’elles représentent fidèlement les pratiques opérationnelles actuelles.
• Confirme la réception des pièces justificatives en remplissant et en signant le registre de transmission et le remet à l’assistant administratif pour classement.
• Collecter les pièces justificatives, les valider, les scanner et les classer.
Préparer et enregistrer les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses en compilant et en analysant mensuellement les informations relatives aux comptes.
• Vérifier les rapports de dépenses de terrain à partir des avances budgétaires et les rapports de voyage à partir des avances de voyage par projet et importer ces dépenses dans le système SAGE, les archiver mensuellement.
• Vérifier et enregistrer les coûts salariaux, analyser les comptes de salaires et de sécurité sociale par projet, mensuellement et les archiver.
• S’assurer que toutes les transactions du journal des achats, du journal général et du journal des salaires sont classées par projet et par mois ;
• Impute les frais des pièces justificatives aux différents comptes concernés dans les journaux des achats, des opérations diverses,
• Edite la balance du compte de résultat, du grand livre et des états analytiques.
• Analyser les comptes généraux et individuels et corriger les anomalies.
• Préparer les rapports financiers pour tous les projets en charge dans le respect des délais.
• Soutenir les gestionnaires de projets dans le suivi des budgets et des procédures comptables des projets.
• Aider à la préparation des audits annuels en analysant les comptes généraux et en fournissant des informations aux auditeurs, le cas échéant.
• Assister le chef comptable dans la préparation des bilans de clôture mensuels/annuels (bilans et états des revenus et des dépenses). (L’assister également dans l’élaboration de l’état financier annuel et des soldes d’ouverture. Enregistrer et préparer la documentation pour l’audit interne et annuel.
• Effectuer d’autres tâches comptables et soutenir les comptables juniors en fonction des besoins ou des tâches qui leur sont confiées.
• Protéger la valeur de l’organisation en préservant la confidentialité des informations.
• Assurer une sauvegarde régulière des informations du système et maintenir un archivage complet pendant la période légalement requise.
• Vérifier et s’assurer que toutes les charges analytiques sont correctement enregistrées.
• Calculer les frais généraux et les frais CSM et les enregistrer.
• Préparer les rapports mensuels pour tous les projets en charge et les mettre en ligne sur le site web.
• Préparer et envoyer au chef comptable un rapport d’activité mensuel résumant les rapports envoyés et les principales activités.

POSTULER AUSSI : HELEN KELLER RECRUTE STAGIAIRE SUIVI EVALUATION H/F

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS MINEURES

Autres tâches comptables demandées par la direction.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire en comptabilité ou équivalent ;
• Expérience antérieure de 7-8 ans
• Connaissance approfondie des procédures comptables de base
• Compréhension approfondie des principes comptables généralement reconnus (PCGR)
• Sensibilisation aux tendances des entreprises
• Familiarité avec les états comptables financiers
• Expérience avec les fonctions de grand livre général et le processus de clôture de fin de mois/fin d’année
• Expérience pratique avec les progiciels comptables, comme SAGE 100c et SAGE 1000
• Compétences avancées MS Excel, et autres
• Précision et souci du détail
• Aptitude pour les chiffres et les compétences quantitatives
• La connaissance de l’anglais est obligatoire (parle et écrit)

DOSSIER A FOURNIR

• 01 lettre de motivation adressée au Directeur du CSM
• 01 Curriculum Vitae
• Copie certifiée des diplômes
• Références d’au moins deux précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM avec la mention « Soumission au poste de Comptable Senior / Senior Accountant » à l’adresse : recruitment@maliservicecenter.org

Date limite de dépôt : 9 juin 2025 à 16 Heures.

Responsable Administratif / Administrative Officer H/F

Responsable Administratif / Administrative Officer

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

Sous la responsabilité du Chef des opérations, le Responsable administratif est chargé de favoriser un environnement de bureau productif et d’assurer des interactions positives avec les clients, les prestataires de services en ce qui concerne les achats, les voyages, le dédouanement et d’autres services. Le responsable administratif collabore activement avec les parties prenantes internes et externes, y compris les fournisseurs externalisés, afin de veiller à ce que les politiques soient intégrées de manière transparente dans les opérations administratives quotidiennes. En outre, le responsable administratif collabore ses activités avec le bureau du Directeur du CSM, les départements des finances, de l’informatique et des ressources humaines afin de s’assurer que les clients reçoivent le soutien administratif nécessaire pour mener et remplir efficacement leurs missions.

POSTULER AUSSI : ANAC RECRUTE 03 POSTES H/F

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Administration
• Supervise les activités générales de gestion du bureau, y compris la délégation des tâches, la réception et la distribution de la correspondance et la réorientation des appels.
• Supervise l’assistant administratif, l’assistant logistique, l’agent de sécurité
• Planifier et coordonner les réunions bi-hebdomadaires du personnel et prendre des notes.
• Supervise les opérations centralisées et la gestion des procédures opérationnelles normalisées pour le CSM.
• Maintenir des contrôles internes efficaces pour l’inventaire des équipements et la sauvegarde des dossiers du CSM.
• Gérer les bureaux et les espaces de stockage.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs, la sécurité et les autres services d’occupation.
• Gérer la préparation, l’analyse, la négociation et l’examen des contrats de fournitures, d’équipements, de produits et de services.
Dédouanement
• Facilite la réception et la livraison des colis avec la société de transit du CSM.
Achats locaux
• Aide à la passation des marchés pour les projets de l’USTTB.
• Respecter et mettre en oeuvre les procédures normalisées d’approvisionnement du CSM pour acheter des matériaux localement.
• Il obtient des prix raisonnables, émet des bons de commande, livre les marchandises et documente le processus d’achat.
Externalisation internationale
• Participe aux achats internationaux pour certains clients.
• Gérer les achats internationaux mensuels, de la demande à la livraison.
• Supervise le processus d’approbation des autorisations d’achat par le biais du portail d’achat du NIAID.
• Assurer l’interface avec le Mitchell Group pour surveiller le processus de COA sur le portail des achats du NIAID.
Assistance aux voyageurs
• Assurer la liaison avec les agences de voyage et les compagnies aériennes pour les réservations et les billets.
• Calculer les indemnités journalières et obtenir les devises étrangères pour les voyages internationaux.
• Assurer l’hébergement à l’hôtel, l’inscription et les frais de résumés pour les participants à la conférence.
• Obtenir les visas et l’assurance voyage pour les voyageurs autorisés.
• Tenir à jour un calendrier mensuel précis des déplacements pour divers projets.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS MINEURES

• Assister l’équipe comptable dans l’accomplissement de diverses tâches, y compris l’archivage,
• En collaboration avec les comptables, assurer le suivi des bons de commande et le suivi des dépenses de COA jusqu’à l’achèvement des actions d’approvisionnement.
Divers
Il sera également demandé au titulaire d’assister l’équipe de gestion de CSM dans diverses tâches diverses, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire en administration ou en comptabilité ;
• Expérience administrative antérieure de 4-7 ans
• Excellentes compétences en informatique
• Capacité de rédaction
• Attention aux détails
• Proactif et positif
• La connaissance de l’anglais est obligatoire (parle et écrit)

DOSSIER A FOURNIR

• 01 lettre de motivation adressée au Directeur du CSM
• 01 Curriculum Vitae
• Copie certifiée des diplômes
• Références d’au moins deux précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM avec la mention « Soumission au poste de Responsable Administratif / Administrative Officer » à l’adresse : recruitment@maliservicecenter.org

Date limite de dépôt : 9 juin 2025 à 16 Heures.

TELECHARGEZ GRATUITEMENT DES MODELES DE CV PRO ICI