KARAMA SOLIDARITY RECRUTE RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER H/F

FONCTION : Responsable administratif et Financier 

MISSION/ ROLE DANS L’ORGANISATION

Participe à l’action Karama solidarity dans le cadre de la réponse humanitaire au MALI

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE/ LIENS TRANSVERSES

TACHES PRINCIPALES DE LA FONCTION

Sous la supervision hiérarchique du chef de bureau du Mali et technique du responsable administratif et financier des bureaux locaux (pays) du Siege 

 Cette fonction comporte quatre missions :

de la trésorerie et comptabilité

de la finance

des Ressources Humaines

de l’administration

Le poste est basé à Bamako avec des possibles de déplacements sur le terrain

Salaire brut annuel : de 7.400.000 à 10.500.000. Le salaire sera choisi selon l’expérience.

Date de la prise de poste : 02/01/2026

Durée du contrat : 12 mois, jusqu’au 31/12/2026 avec possibilité de renouvèlement.

Activités et Tâches

Trésorerie et comptabilité
Activités	Taches
– Contrôle de la comptabilité	Assure l’appui, le contrôle et la validation de la gestion comptable de la mission (contrôle/saisie de la comptabilité générale et analytique ; inventaires mensuels des caisses et coffre ; rapprochement bancaire ; conformité et éligibilité des pièces comptables, des imputations budgétaires) Vérifier et transmet les documents de clôture comptable au Chef de bureau chaque fin de mois avant d’envoyer au siège. Garantit le classement et l’archivage de la comptabilité mensuelle Superviser la comptabilité générale et analytique selon les procédures comptables de Karama solidarity
Trésorerie	Assure la gestion de trésorerie du bureau Mali (plan de trésorerie, demande de trésorerie trimestrielle au siège, gestion des comptes bancaires…)Assurer les rapprochements bancaires.Contrôler les mouvements de la caisse en faisant un comptage de caisse chaque fin de semaine.
Finance
Suivi budgétaire	Veiller au respect des procédures comptables et financières de Karama solidarity.Assurer le contrôle de gestion en mettant en place les outils nécessaires afin de garantir le respect des procédures et des mesures de contrôle.Elaborer les budgets et effectuer des suivis budgétaires réguliers Informer le Chef de bureau des situations budgétaires s’écartant des normes prévues (dépassement de ligne ou, inversement, faible taux de décaissement). Fournir mensuellement aux responsables des services une situation actualisée des mouvements ainsi que des lignes budgétaires sous leur responsabilité.
Rapport financier	Elaborer les rapports financiers des projets sur fonds propres Karama solidarity et pour les autres bailleurs ‘Islamique relief Nerland).Transmettre les rapports comptables mensuels dans les délais et dans les formes requises au chef de bureau pour approbation et ensuite l’envoyer au comptable du siège.
Formation et support	Appuyer le staff finance des partenaires quand demandé par le chef de bureau
Audit	Préparation des audits par la mise à disposition des auditeurs de tous documents et informations demandésEtre en contact avec le service financier du siège pour toute réquisition et appui complémentaire, après avoir informé le Chef de bureau.Préparer et envoyer au siège tous les documents nécessaires à la clôture semestrielle et annuelle de la comptabilité afin de faciliter l’audit annuel des comptes de l’organisation.

Ressources Humaines
Recrutement du personnel	Appliquer le manuel de procédures en gestion des RH.Recueillir les besoins en personnel. Préparer le profil de poste en collaboration avec le demandeur. Mettre en œuvre l’opération de recrutement.
Maintenance des dossiers du personnel et gestion quotidien du personnel	A l’embauche ouvrir un dossier par staff contenant les documents fixés par la législation.  Rédige et garantit que les contrats du personnel soient à jour et en conformité avec la loi malienne et en assure le suivi. Suivre les échéances des contrats temporaires et des périodes d’essaiAppliquer les obligations sociales (visite médicale périodique, déclarations fiscales et sociales etc.)Supervise la planification et le suivi des congés du personnel Contribue à établir le plan de formation annuel du personnel Mettre à jour l’organigramme du bureau. Gère administrativement le suivi disciplinaire et les fins de contrat Propose l’actualisation si nécessaire de la politique de gestion des ressources humaines du bureau local Mali.Mettre en place et s’assure que le règlement intérieur de Karama Mali est respecté à tout moment par tout le personnelConseille et assiste activement le Chef de bureau lors de toute gestion de procédures disciplinaires.Appliquer les textes législatifs et réglementaires relatifs aux ressources humaines.Archiver tous les contrats de travail physiquement et électroniquement.Suivre les contentieux du travail.Intégrer l’agent au fichier informatique de paye
Traitement de la paye	Assurer en conformité aux dispositions légales et contractuelles, le calcul et le paiement des rémunérations et des retenues fiscales et sociales y afférentes, la gestion des documents sociaux afférant à la rémunération.S’assurer que les bulletins de paye sont correctement remplis avant paiement par cash ou virement.
Traitement et paiement des taxes, cotisations et impôts sur les salaires	Vérifier et Transmettre les états des taxes, impôts et cotisations au Chef de bureau pour revue et validationS’assurer que tous les paiements des taxes, impôts et cotisations ont été effectué aux corps appropriés de l’état et dans le respect des délais.

Administration
Gestion Administrative	Supervise et veille au suivi des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifsVeiller à la bonne tenue, au contrôle et à un archivage adéquat de l’ensemble des documents administratifs et comptables (conventions, contrats, inventaires, copies des comptabilités mensuelles et des pièces justificatives, etc.).Veiller à la réalisation correcte et dans les délais imposés de l’ensemble des opérations liées aux obligations fiscales et sociales.
Autres	Fournit les supports administratifs à la demande des autres membres du staff en informant le Chef de bureau.Assurer le suivi des relations courantes avec les services administratifs de l’Etat (Impôts, Inspection du travail, sécurité sociale, etc.), des institutions financières, banques et d’autres tiers correspondant à sa fonction.

Formation de niveau Universitaire (Bac+4) en Sciences économiques, Comptabilité, Finance et Gestion ou un diplôme équivalent.

Cinq années d’expérience dans un poste à responsabilité en administration et gestion, de préférence dans les domaines humanitaires au sein d’une ONG.

L’expérience de gestion des fonds propres souhaité.

Compréhension de la gestion d’un budget

Connaissance des règlementations en vigueur au mali (taxes, salaires etc.. 😉

Compétence en production des rapports financiers

Maitrise de l’outil informatique (Word, EXCEL, WINDOWS)

Connaissance d’un logiciel comptable de préférence le logiciel SAGA.

Connaissance de la règlementation du travail au Mali

Expérience en gestion administrative.

Compétence en communication (capable de communiquer avec efficacité).

Capable de travailler sous pression avec respect des délais.

Permis A1 ou A2 et B obligatoire pour plus d’autonomie,

Merci d’envoyer votre candidature composée de :

– Un CV à jour maxi 3 pages

– Une lettre de motivation d’une page

–           les copies des trois derniers bulletins

– Trois références de travail (obligatoire) incluant numéro de téléphone

– Attestations et les derniers diplôme et certificat de travail et ou attestation de travail.

–        Les dossiers physiques sont recevable au bureau de Karama Solidarity Mali à Baco-djicoroni ACI-GOLF Rue 320, Porte 80 ( la rue de la place des taxis à deux carrés près aussi de la mosquée WAMI), en précisant en objet l’intitulé du poste au plus tard le 07/12/2025.

Le dépôt des dossiers physique se fera au bureau de Karama solidarity Mali tous les jours de travail de karama solidarity Mali de 10h à 12h30. 

Contact bureau : 00223 98346395 au besoin et uniquement pour les appels. Tout dérangement par envoie des dossiers en dehors du

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests et entretiens. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

Il est possible d’organiser le test avec les 5 à 10 premiers meilleur dossier sélectionner à partir du démarrage des dépôts des dossiers.

Tout message ou dossier partagé en dehors du canal préciser seront purement retirer du processus.

Ce document non contractuel est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service ou de l’organisation.