JSI MALI RECRUTE CHARGE DES SUBVENTIONS ET DE LA CONFORMITE H/F

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Contexte organisationnel

JSI Research & Training Institute, Inc. est une organisation internationale basée à Boston, Massachusetts, États-Unis. JSI travaille en étroite collaboration avec les gouvernements nationaux et locaux, les ONG, le secteur privé pour élargir l’accès à des services de santé de haute qualité. JSI s’engage à améliorer la santé mondiale grâce à des approches innovantes dans divers domaines de la santé publique, la nutrition, la vaccination, la santé maternelle, néonatale et infantile, le renforcement des capacités techniques et organisationnelles, le renforcement de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de l’information stratégique, la gestion des systèmes de santé et l’élaboration de politiques.

Description du projet

Le projet MOMENTUM Integrated Health Resilience (MIHR) au Mali est mis en œuvre par JSI en tant que lead du consortium, en collaboration avec IMA World Health. Sa vision est de renforcer la Santé Maternelle, Néonatale et Infantile (SMNI), de la nutrition, ainsi que de la préparation et la réponse aux épidémies dans les zones fragiles et touchées par des crises. MIHR s’inscrit pleinement dans les priorités du Gouvernement du Mali, consistant à garantir un accès équitable et durable aux services essentiels de santé et de nutrition.

MIHR intervient dans les régions de Gao et de Tombouctou et est actuellement dans sa sixième année de mise en œuvre. À la suite de la période de suspension, l’orientation stratégique du projet a évolué avec un nouveau plan de travail incluant l’extension des activités vers trois (3) nouveaux districts : un (1) dans la région de Gao (et Ansongo) et deux (2) dans la région de Tombouctou (Goundam et Diré). Enfin, MIHR collabore étroitement avec les autorités sanitaires nationales et régionales, les ONG locales et les associations professionnelles afin d’améliorer l’accès des services vitaux de SMNI, de nutrition, de vaccination, la surveillance épidémiologique, de renforcer le système de santé communautaire et accroître la résilience des populations déplacées internes et des communautés d’accueil dans ses zones d’intervention. Pour la mise en œuvre de ses activités, JSI recherche un(e) (01) Chargé(e) des Subventions et de la Conformité qui sera basé(e) à Tombouctou.

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Description du poste

Sous la supervision du Directeur des Finances et des Opérations, le/la Chargé(e) des Subventions et de la Conformité supervisera et administrera le portefeuille de sous-subventions du programme et veillera au respect des réglementations du gouvernement malien et l’utilisation des fonds du gouvernement américain, ainsi que des politiques internes de JSI. Ce poste implique la conception et la mise en œuvre de systèmes garantissant la transparence, la concurrence, la documentation, le suivi de la conformité et l’analyse des coûts. Il/Elle apportera son soutien aux différentes fonctions du projet, notamment en sollicitant l’avis de spécialistes techniques pour la gestion et l’administration globales du portefeuille des ONG locales du projet MIHR. Il/Elle participera également au renforcement de leur capacité technique en gestion administrative et financière.

Responsibilities

Les responsabilités spécifiques incluront, mais ne sont pas limitées à ce qui suit :

Élaborer des systèmes et des procédures pour l’attribution et le suivi des sous-subventions du projet, conformément à la législation malienne, aux règles et réglementations du bailleur et aux politiques de JSI
Maintenir un système d’archivage précis et complet pour toutes les sous-subventions, conformément aux exigences de JSI
Utiliser les modèles internationaux requis par le projet pour émettre et modifier les sous-subventions, négocier des conditions acceptables avec les sous-bénéficiaires et obtenir l’approbation du chef de projet pour toute condition s’écartant des politiques et modèles préalablement approuvés du MIHR
Examiner tous les cahiers des charges et spécifications à intégrer aux conventions de subvention proposés par l’équipe technique du projet, afin d’en vérifier la cohérence contractuelle, l’exactitude et la conformité aux politiques de JSI et aux réglementations du bailleur
Gérer et coordonner la collecte de la documentation justificative complète, conformément aux exigences du bailleur et aux politiques de JSI
Coordonner l’évaluation des offres et la négociation/l’attribution des subventions
Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du siège du MIHR pour préparer et examiner les conventions et les budgets, en veillant à l’ajout des clauses nécessaires, et examiner tous les documents relatifs aux subventions (programmatiques et financiers)
Assurer que la subvention est mise en œuvre conformément à l’accord de subvention, au plan de travail et à l’échéancier
Procéder à la vérification des rapports financiers des ONG locales avant soumission
S’assurer de la soumission à temps des rapports financiers des ONG locales
Collaborer avec l’équipe des finances pour s’assurer que toutes les transactions financières et les pièces justificatives sont correctement remplies
Faire des visites de terrains et des supervisions formatives auprès des ONG partenaires
Vérifier la qualité des livrables en collaboration avec l’équipe technique (rapports narratifs et financiers)
Examiner et soumettre à temps les demandes de fonds de chaque ONG partenaires pour paiement
S’assurer que les décaissements sont faits à temps et respectent les procédures et clauses contractuelles
Présenter de façon mensuelle la situation des décaissements et du niveau de consommation du budget des ONG locales
Jouer un rôle de premier plan dans la préparation et l’animation des réunions de lancement et de clôture des subventions
Diriger les évaluations de renforcement des capacités de tous les sous-bénéficiaires et collaborer avec les responsables techniques pour évaluer les risques associés et mettre en œuvre des mesures d’atténuation
Collaborer avec les responsables des équipes techniques pour élaborer un plan de renforcement des capacités pour les sous-bénéficiaires et suivre sa mise en œuvre
Veiller au respect des exigences d’une bonne gestion de projet par les sous-bénéficiaires conformément aux réglementations et politiques de JSI
Organiser des réunions régulières de suivi avec les sous-bénéficiaires, auxquelles participent les responsables techniques et financiers
Travailler en étroite collaboration avec le chargé technique des subventions dans le cadre de la clôture des subventions (processus de fin de contrat) en s’assurant que toutes les exigences de l’accord de subvention ont été respectées et que les fonds de la subvention ont été correctement débloquées en vue de la signature finale par le Directeur F&O
Renforcer régulièrement les capacités des partenaires dans les domaines administratif et financier (suivi financier, élaboration des budgets, gestion/maitrise des clauses des subventions, ressources humaines, etc.)
Appuyer au besoin le chargé des finances dans l’exécution des tâches à la demande du Directeur des finances et des opérations
Collecter auprès des ONG locales les coûts partagés avec d’autres partenaires (cost share)
Effectuer d’autres tâches comptables selon les besoins et les instructions de la hiérarchie

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Qualifications

Diplôme minimum Bac+4 en Finance, Gestion des projets, Economie, Administration des affaires ou diplôme équivalent
Au moins 3 ans d’expérience en rapport avec les exigences du poste
Au moins 2 ans d’expérience avérée en gestion des projets de développement
Aptitude à communiquer efficacement et excellentes compétences interpersonnelles pour établir des relations de travail efficaces à tous les niveaux
Expérience dans le soutien des opérations financières pour des programmes financés par le département d’état au Mali, de préférence dans le nord du pays (en particulier dans les régions de Gao ou de Tombouctou)
Expérience dans la gestion financière de programmes de santé publique financés par des bailleurs de fonds internationaux, de préférence avec le département d’État américain, Fonds Mondial, UNICEF, etc.)
Expérience de travail dans les régions de Gao et/ou Tombouctou serait un atout
Gérer une variété d’activités et porter une attention particulière aux détails
Capacité à travailler en équipe et de manière autonome
Maîtrise du pack Microsoft Office (Word, Excel)
Excellentes qualités relationnelles et diplomatie
Excellente maîtrise du français (lu, parlé, écrit). La connaissance de l’anglais est un atout majeur
La connaissance des règles et réglementations du gouvernement américain est un atout