AJCAD MALI RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Poste : Assitant.e Administratif.ve

Hiérarchie : Directrice Exécutive

Lieu d’affectation : Bamako

Durée du contrat : 12 mois renouvelable si performance avérée et disponibilité́ des financements.

Répartition du temps de travail : Bureau et Terrain

1. Descriptif de la structure et Contexte :

L’Association des Jeunes pour la Citoyenneté Active et la Démocratie (AJCAD-Mali) a été créée en Mars 2014. Elle est le fruit d’un regroupement de jeunes convaincues qu’ils et elles ont un rôle à jouer dans le développement et dans l’instauration d’un État de droit au Mali. L’Association vise à faire du Mali une nation prospère et pacifiée où les jeunes s’investissent à travers une participation responsable. Une nation démocratique dans laquelle l’Etat de droit est instauré et les conditions de vie de chaque citoyen sont améliorées.

L’ONG intervient dans les domaines suivants :

• Contribuer à la construction citoyenne et au renforcement de la démocratie et de la bonne gouvernance au Mali ;
• Contribuer à l’effectivité des droits humains et à l’accès des populations et des jeunes à la justice ;
• Contribuer à l’amélioration de l’accès des jeunes à des services sociaux de base de qualité (santé sexuelle et reproductive, éducation et environnement) ;
• Faciliter l’accès des jeunes à un emploi décent et durable ;
• Renforcer la participation des jeunes dans l’instauration et le maintien d’un climat de paix et de sécurité durable au Mali.

ASSITANT.E ADMINISTRATIF.VE

Ses projets/programmes sont actuellement mis en œuvre dans les régions Kayes, Sikasso, Ségou Mopti, Gao, Koutiala et San et dans le District de Bamako. Nous recherchons un.e Assistant.e Administratif.ve. L’Assistant.e Administratif.ve assure un accueil chaleureux aux visiteurs au niveau du secrétariat et les orienter selon les rendez-vous. Il (elle) travaille en étroite collaboration avec l’équipe du bureau national basée à Bamako et dans les antennes régionales.

1. ATTRIBUTIONS

1. Soutien à la Direction Exécutive

• Organisation des réunions :
  • Planifier les réunions de la Directrice Exécutive (agenda, convocations, réservation de salles).
  • Préparer les dossiers de présentation, compiler les rapports d’avancement, et rédiger les comptes-rendus avec suivi des actions décidées.
  • Assurer la logistique des réunions (accueil des participants, mise à disposition des supports techniques).
  • Gérer les dossiers confidentiels du Directeur(trice) Exécutif(ve) ;
  • Assurer le suivi des dossiers et des projets de la Directrice Exécutive ;
  • Effectuer des recherches et des analyses à la demande du Directeur(trice) Exécutif(ve) ;
  • Assurer la gestion des fournitures de bureau de la Directrice Exécutive ;
• Liaison institutionnelle :
  • Assurer le suivi des courriers
  • Suivre les engagements pris par la Direction ( suivi des contrats, deadlines…)
  • Organiser les voyages et les missions du Directeur(trice) Exécutif(ve) ;

2. Gestion Administrative et RH

• Suivi des fournisseurs et gestion des chèques :
  • Contacter les fournisseurs, partenaires et prestataires pour le retrait des chèques validés par le service financier.
  • Préparer les justificatifs de remise (décharges signées) et mettre à jour le registre électronique des paiements.
  • Archiver les copies des chèques et les documents associés (bons de commande, factures) dans le système de classement dédié.
• Courriers et documentation :
  • Rédaction et mise en forme : Élaborer les courriers officiels (lettres, contrats, PV), en respectant les normes institutionnelles et le formalisme requis.
  • Acheminement : Assurer l’envoi des courriers (physiques et électroniques) via les canaux appropriés (messagerie, services postaux), avec suivi des accusés de réception.
  • Classement et archivage : Organiser les courriers entrants/sortants dans des dossiers physiques et numériques thématiques, en utilisant un système de codification unifié.
  • Gestion du standard téléphonique : filtrer les appels, rediriger les demandes urgentes, et résoudre les requêtes simples.
• Pointage hebdomadaire :
  • Réaliser un suivi des tâches et engagements via le registre électronique, en identifiant les priorités et alertant la Direction des échéances critiques.
• Recrutement et intégration :
  • Diffuser les offres d’emploi sur les plateformes partenaires.
  • Organiser les entretiens et assurer le suivi des feedbacks.
  • Coordonner l’accueil des nouveaux employés (remise des badges, accès aux outils informatiques, briefing administratif).

3. Gestion Financière et Suivi des Paiements

• Enregistrement des paiements :
  • Saisir les montants, dates et bénéficiaires des chèques dans le registre financier dédié dès réception des signatures.
  • Vérifier la concordance entre les chèques émis, les factures validées et les données du registre.
  • Produire un rapport hebdomadaire des flux de trésorerie pour le service comptable.
• Caisse journalière :
• Tenir le registre de caisse, contrôler les décharges signées, et participer à l’arrêté mensuel sous supervision du RAF.

1. Profil du Candidat :

1. Formation et expérience
2. Diplôme : Bac +3 en gestion administrative, secrétariat de direction, ou domaine équivalent ou BTS en secrétariat de direction, DUT en gestion administrative et commerciale ou équivalent ;
3. Expérience : 3 ans minimum dans un poste polyvalent incluant gestion financière basique, appui à la direction, et administration des RH.

• Expérience avérée dans la gestion de bases de données et l’utilisation de logiciels.
• Compétences techniques
• Maîtrise bureautique avancée :
  • Excel (suivi de registres, tableaux dynamiques), Word (rédaction de courriers professionnels), PowerPoint (supports de réunion).
  • Connaissance des logiciels de gestion documentaire (ex. SharePoint, Alfresco) et de visioconférence.
• Procédures financières :
  • Compréhension des circuits de validation des paiements et de la chaîne documentaire.

• Qualités personnelles
• Précision extrême : Respect strict des procédures d’archivage et de traçabilité des chèques.
• Réactivité : Capacité à prioriser les demandes urgentes de la Direction tout en maintenant le suivi des tâches courantes.
• Discipline organisationnelle : Structuration méthodique des dossiers physiques/numériques et gestion proactive des deadlines.

1. CONDITIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

• Charge de travail : Alternance entre pics d’activité (clôtures de projets, audits) et périodes plus calmes.
• Collaboration : Travail en étroite synergie avec les services financiers, logistiques, et techniques.
• Outils fournis : Poste informatique équipé des logiciels professionnels, accès aux archives numérisées, et support IT interne.

Veuillez fournir les dossiers suivants par courriel à l’adresse : recrutement@ajcadmali.org  ou dépôt du courrier physique au siège de l’AJCAD Mali sis à Daoudabougou, non loin de l’ambassade d’Algérie, au plus tard le 10 Août 2025 à 00 heures 00.

1. Une copie du curriculum vitae, 

• Une lettre de motivation avec trois références adressées à la Directrice Exécutive de l’AJCAD
• Une copie scannée des diplômes et attestations
• Une Copie de la pièce d’identité

L’objet du message doit être : « Assitant.e Administratif.ve ».

NB :

1. L’envoi de toutes les pièces demandées est obligatoire ;

• Seuls les candidat(e)s présélectionné́(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit et les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés ;
• Il est porté à la connaissance des candidats que l’AJCAD demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre Organisation.
• Dans le cadre de son processus de recrutement, AJCAD Mali accorde une importance primordiale au respect strict de ses politiques internes, reflétant son engagement envers l’éthique, la transparence et la protection des droits fondamentaux. Tout candidat·e, à quelque niveau que ce soit, est tenu·e de respecter les principes directeurs de l’organisation, notamment les politiques anti-fraude et anti-corruption, la lutte contre le harcèlement au travail, ainsi que les politiques de protection de l’enfance, de sauvegarde contre les exploitations et abus sexuels (EAS), et de gestion des risques liés à la sécurité et à la sûreté. AJCAD Mali promeut un environnement professionnel sûr, inclusif et respectueux, et se réserve le droit d’exclure de tout processus de recrutement toute personne ne répondant pas à ces exigences ou contrevenant à ces principes.