FICHE DE POSTE
Intitulé du poste :
Comptable – Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve)
Localisation :
Siège de l’entreprise
Type de contrat :
CDI / CDD
Rattachement hiérarchique :
Direction Générale
1. Mission principale :
Assurer la tenue de la comptabilité de l’entreprise tout en apportant un soutien administratif, logistique et organisationnel au siège. Le/la titulaire du poste assure également des tâches de secrétariat général, la gestion documentaire et la coordination administrative quotidienne avec les autres départements et partenaires.
2. Activités et responsabilités :
A. Comptabilité :
– Tenue complète de la comptabilité générale et analytique de l’entreprise.
– Saisie, vérification et imputation des pièces comptables (factures, bons de commande, extraits bancaires…).
– Préparation et suivi des règlements fournisseurs et relance des clients.
– Suivi des opérations de caisse, rapprochements bancaires et suivi de la trésorerie.
– Établissement des déclarations fiscales et sociales : TVA, CNPS, ITS, patente, etc.
– Préparation des états financiers intermédiaires (bilans, comptes de résultat, journaux comptables).
– Appui à la préparation des audits et relation avec les commissaires aux comptes.
– Classement et archivage numérique et physique des documents comptables.
B. Secrétariat général :
– Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs.
– Gestion de l’agenda de la direction, planification des réunions et rendez-vous.
– Rédaction et mise en forme des courriers, comptes rendus, notes de service, rapports.
– Suivi des correspondances internes et externes.
– Organisation des réunions : préparation de documents, convocation, rédaction des PV.
– Appui dans l’organisation des événements internes et des missions officielles.
– Préparation des supports de communication administrative (lettres, présentations, tableaux).
C. Assistance administrative :
– Suivi des dossiers administratifs internes et externes.
– Gestion des fournitures de bureau, suivi des stocks et passation des commandes.
– Classement et archivage des documents administratifs.
– Préparation et suivi des dossiers du personnel en lien avec les Ressources Humaines.
– Suivi des contrats de service (fournisseurs d’énergie, Internet, nettoyage, etc.).
– Gestion de la logistique des déplacements (réservations, ordres de mission, per diem).
– Coordination administrative avec les partenaires, sous-traitants, institutions et prestataires externes.
– Appui administratif ponctuel aux autres services selon les besoins du siège.
3. Profil recherché :
– Formation : Bac+2/3 en Comptabilité, Gestion, Secrétariat de Direction ou équivalent.
– Expérience : Minimum 2 ans dans un poste similaire de comptabilité et d’assistanat.
– Compétences techniques : Maîtrise des logiciels comptables (ex : Sage, QuickBooks), maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
– Savoir-faire : Rigueur, organisation, confidentialité, sens de la communication écrite et orale.
– Savoir-être : Polyvalence, autonomie, esprit d’initiative, sens du relationnel, discrétion professionnelle.
4. Conditions et environnement de travail :
– Poste basé au siège, au cœur des activités stratégiques de l’entreprise.
– Collaboration directe avec la Direction Générale et les départements supports.
– Participation active à la structuration et au développement administratif de l’entreprise.
– Possibilités d’évolution vers des fonctions de supervision comptable ou de coordination administrative selon les performances.
Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à oilgas.privateinvestor@gmail.com
