TERMES DE REFERENCE

pour la Revue et l’Élaboration d’un

Manuel de Procédures de Gestion Interne

Bamako, Mali -2026

1. CONTEXTE 

ActionAid International au Mali est membre d’une fédération mondiale engagée pour un monde libère de la pauvreté et de l’injustice -un monde juste, équitable et durable, dans lequel chaque personne jouit du droit a une vie digne, a l’abri de la pauvreté et de l’oppression. Notre action est guidée par les principes de justice sociale, d’égalité de genre et d’éradication de la pauvreté.

Dans un environnement institutionnel, réglementaire et opérationnel en constante évolution marque par le renforcement des exigences des bailleurs de fonds, l’évolution du cadre juridique national applicable aux ONG et la complexité croissante des opérations et des partenariats ActionAid International au Mali doit renforcer et harmoniser son dispositif de gestion interne.

Le bureau Mali s’appuie actuellement sur les politiques et procédures de la fédération ActionAid International Sénégal. Ces documents nécessitent d’être revus, adaptés et complétés afin de mieux répondre au contexte national, d’assurer une conformité accrue aux normes et réglementations maliennes, et de renforcer la cohérence, l’efficacité et la redevabilité des pratiques internes.

Principe directeur : des procédures aussi légères que possible, aussi rigoureuses que nécessaire.

L’objectif est l’efficacité opérationnelle -non la multiplication des étapes et des validations.

Chaque procédure devra éliminer toute bureaucratie superflue tout en garantissant la pleine conformité.

Dans une dynamique d’autonomisation progressive et de consolidation de sa gouvernance, ActionAid International au Mali souhaite se doter d’un manuel de procédures de gestion interne clair, opérationnel et résolument lean, servant de document de référence pour l’ensemble du personnel, en parfait alignement avec les politiques de la fédération ActionAid International.

C’est dans ce cadre qu’ActionAid International au Mali recruté un consultant organisationnel charge de conduire cette revue et d’élaborer ledit manuel.

2. OBJECTIFS DE LA CONSULTATION 

2.1 Objectif Général

Conduire une revue approfondie des politiques organisationnelles existantes d’ActionAid International au Mali, identifier les écarts et les besoins, puis élaborer un manuel de procédures de gestion interne couvrant les fonctions administrative, financière, comptable et de gestion des ressources humaines.

Le manuel devra etre

LEAN et pratique : des procédures claires, concises et directement applicables -sans couches superflues.

CONFORME : aux normes nationales maliennes et aux standards internationaux applicables.

ALIGNE : sur les orientations stratégiques et les politiques de la fédération ActionAid International.

ANCRE DANS LES VALEURS : éthique et droits humains au coeur de chaque disposition.

2.2 Objectifs Spécifiques

a) Diagnostic et analyse

Analyser et revoir les politiques, procédures et outils organisationnels existants dans les domaines de l’administration, des ressources humaines, des finances et de la comptabilité, et formuler des recommandations opérationnelles pour leur mise a jour, harmonisation ou refonte, tenant compte des exigences réglementaires nationales, des standards internationaux et des orientations d’ActionAid International.

b) Gestion financière et achats

Définir et formaliser des procédures simples et efficaces couvrant notamment : •   Les catégories de dépenses et les niveaux d’autorisation correspondants

Les modalités de mise en concurrence et de sélection des fournisseurs

Les critères d’évaluation et d’attribution des marches

c) Gestion des ressources humaines

Définir et formaliser des procédures RH claires et allégées, portant notamment sur :

L’établissement et la gestion des contrats du personnel

Les descriptions de poste, rôles et responsabilités

La gestion des absences : congés, permissions, missions

La sécurité sociale, la fiscalité et la conformité légale

La revue et l’harmonisation de la politique salariale sur la base de la grille existante

d) Gestion administrative et logistique

Définir des procédures pratiques et allégées couvrant notamment :

Le suivi, la gestion et l’inventaire des actifs et équipements du bureau

La sélection, le suivi et l’évaluation des partenaires de mise en œuvre

e) Outils et instruments standardisés

Mettre a disposition des outils, formulaires et modèles standardisés pour la production, la transmission, le contrôle, l’archivage et le traitement des documents administratifs, financiers et comptables -conçus pour être simples d’utilisation et immédiatement opérationnels. f) Cadre opérationnel

Intégrer dans le manuel une présentation synthétique des domaines et zones d’intervention d’ActionAid International au Mali, afin de situer le contexte opérationnel de l’organisation.

g) Clauses d’extensionnalité contextuelles

Élaborer et intégrer dans le manuel des clauses d’extensionnalité spécifiquement adaptées au contexte malien, couvrant les situations de crise sécuritaire, de blocus, de catastrophe naturelle ou d’urgence humanitaire. Ces clauses devront définir des procédures d’achats et de contractualisation simplifiées mais traçables, applicables lorsque les conditions normales ne peuvent être respectées, tout en maintenant les exigences minimales de redevabilité d’ActionAid International.

3. ETENDUE DE LA MISSION 

La mission couvre l’ensemble du bureau d’ActionAid International au Mali et s’applique a toutes ses opérations, y compris les fonctions de soutien, les programmes et les partenariats.

Elle portera sur les domaines suivants, sans s’y limiter :

Domaine	Périmètre
Gouvernance          et           gestionorganisationnelle	Structures de décision, délégations d’autorité, redevabilité interne
Ressources humaines	Recrutement, contrats, congés, évaluation, politique salariale
Finance, comptabilité et contrôle interne	Procédures budgétaires, comptabilité, audits, reporting
Gestion des subventions	Conformité bailleurs, reporting financier, clôture de projets
Achats, logistique et actifs	Appels d’offres, gestion des stocks, inventaires
Sauvegarde, éthique et redevabilité	Politique de protection, mécanismes de plainte
Gestion des risques et fraude	Cartographie des risques, procédures de prévention
Genre, inclusion et protection	Politiques transversales et outils d’application
Sécurité et sûreté du personnel	Protocoles de sécurité, gestion des incidents
Clauses d’exceptionnalite	Crises, catastrophes, contextes sécuritaires – voir section 3.2

Pour chaque domaine : le consultant proposera la solution la plus simple possible.

Une procédure en 3 étapes vaut mieux qu’une procédure en 10 étapes a résultat equivalent.

La conformité et l’efficacité ne sont pas contradictoires -elles se renforcent mutuellement.

3.2 Clauses d’Exceptionnalite -Crises, Catastrophes et Contextes Sécuritaires

Compte tenu du contexte opérationnel malien, marque par la presence de groupes armes, des risques sécuritaires élevés, des blocus périodiques et des catastrophes naturelles, le manuel de procédures devra impérativement intégrér des clauses d’exceptionnalite claires et opérationnelles.

Pourquoi ces clauses sont indispensables au Mali

Blocus routiers et restrictions de circulation empechant la mise en concurrence normale des fournisseurs

Risques sécuritaires rendant impossible l’accès physique aux zones d’intervention

Fermetures d’urgence de bureaux ou evacuation du personnel

Catastrophes naturelles (inondations, sécheresse) nécessitant une réponse immédiate

Crises humanitaires soudaines imposant des contractualisations en urgence

Suspensions bancaires ou restrictions sur les transferts de fonds

a) Procédures d’achats en contexte d’extensionnalité

Le manuel devra définir des procédures d’achats simplifiées et des justifications documentaires acceptables lorsque les conditions normales de mise en concurrence ne peuvent pas etre respectées, notamment :

Les critères de déclenchement du régime d’extensionnalité : déclaration de crise, alerte sécuritaire officielle, blocus documenté, catastrophe avérée

Les seuils d’autorisation adaptés au contexte de crise : niveaux de délégation élargis pour permettre une réponse rapide sans multiplier les validations

Les justifications documentaires minimales acceptables en remplacement des procédures normales d’appel d’offres : devis par téléphone, confirmation écrite a posteriori, attestation de contexte signée par le responsable

Le nombre minimal de fournisseurs a consulter en situation de crise, tenant compte des contraintes d’accès et de disponibilité réelle sur le terrain

Les délais de régularisation post-crise : fenêtre de temps accordée pour compléter la documentation une fois la situation normalisée

b) Contractualisation en urgence

Le manuel devra prévoir des modalités de contractualisation rapide avec les prestataires, fournisseurs et partenaires locaux dans les situations ou les procédures normales ne peuvent etre appliquees :

Un contrat-cadre d’urgence pre-approuve, activable sans validation supplémentaire en cas de crise déclarée

Une liste pré-qualifiee de fournisseurs de confiance par zone géographique, établie en période normale pour être activée immédiatement en cas de besoin

Des clauses de force majeure standardisées applicables a tous les contrats, couvrant explicitement les blocus, les restrictions sécuritaires et les catastrophes naturelles

Un mécanisme de paiement d’avance ou de paiement cash documenté, acceptable en l’absence d’accès aux services bancaires normaux

c) Justification et traçabilité en contexte de crise

Même en situation d’urgence, la redevabilité reste une exigence non-négociable d’ActionAid International. Le manuel devra définir :

Les éléments de traçabilité minimaux exiges même en situation de crise : qui a décide, sur quelle base, avec quelle autorisation

Un formulaire de déclaration d’extensionnalité a remplir systématiquement, simple et rapide, permettant de documenter le contexte et les raisons de la dérogation

Les modalités de communication avec les bailleurs en cas d’activation des clauses d’extensionnalité : notification dans quel délai, avec quelles informations minimales

Un processus de revue post-crise obligatoire : analyse des décisions prises en urgence, leçons apprises, ajustements des procédures si nécessaire

d) Déclenchement et niveaux d’autorisation

Le manuel devra établir une matrice claire de déclenchement des clauses d’extensionnalité :

Niveau de crise	Criteres                     de declenchement	Autorite               de décision	Procédures applicables
Niveau 1 – Alerte	Risque sécuritaire élevé, circulation difficile mais possible	Chef de bureau	Procédures simplifiees avecjustification ecrite
Niveau 2 – Crise	Blocus, accès impossible, urgence humanitaire déclarée	Chef de bureau + validation hiérarchique	Regime d’urgence – contratscadres pre-approuves
Niveau 3 – Force majeure	Catastrophe majeure, evacuation du personnel, fermeture du bureau	Direction fédération + chef de bureau	Procédures       d’urgence maximales – régularisation a posteriori

Ces clauses doivent être validées en amont par ActionAid International et les bailleurs principaux.

Elles ne constituent pas une dérogation permanente aux principes de conformité.

Leur activation doit toujours être documentée, même minimalement, pour garantir la redevabilité.

L’objectif est de protéger le personnel, accélérer la réponse humanitaire ET rester conforme.

4. LIVRABLES ATTENDUS 

Livrable	Description	Echeance
Manuel de procédures -Version provisoire	Procédures couvrant les fonctions Admin, Finance, Comptabilite et RH. Inclut : outils,	Fin Phase 2
	formulaires, modèles, politique salariale revue, niveaux d’autorisation.
Restitution au staff	Présentation du rapport provisoire pour recueil des observations et validation par l’equipe ActionAid Mali.	Phase 3 – Jour 21
Manuel définitif + Rapport final	Version finale integrant les recommandations validées et l’ensemble des corrections issues de la restitution.	Fin Phase 4

Chaque livrable devra respecter les standards de qualité d’ActionAid International et être soumis en version électronique éditables (Word et PDF).

5. DUREE DE LA CONSULTATION 

La consultation est prévue pour une durée totale de 25 jours ouvrables, répartis comme suit :

Phase	Description	Durée
Phase 1	Revue documentaire et entretiens avec le staff et les parties prenantes cles d’ActionAid International au Mali	5 jours
Phase 2	Rédaction du manuel de procédures : élaboration, harmonisation et formalisation des politiques et procédures pour l’ensemble des domaines concernes	15 jours
Phase 3	Restitution du rapport provisoire et du manuel au staff d’ActionAid International au Mali	1 jour
Phase 4	Finalisation et soumission du rapport final et du manuel définitif integrant les recommandations validées	4 jours
TOTAL		25 jours

La durée de chaque phase pourra être ajustée en concertation avec ActionAid International au Mali, en fonction des contraintes opérationnelles et de la disponibilité des parties prenantes, dans le respect de la durée globale de la mission.

6. PROFIL DU CONSULTANT 

6.1 Qualifications Requises

Diplôme universitaire de niveau Bac+5 en management, organisation, gestion, audit, droit ou tout domaine équivalent pertinent

Expérience professionnelle avérée d’au moins 5 a 10 ans en consultation organisationnelle, audit institutionnel ou élaboration et révision de politiques et procédures internes

Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans l’élaboration ou la révision de manuels de procédures pour des ONG internationales, idéalement au Mali ou dans des contextes opérationnels similaires

Bonne connaissance du fonctionnement des ONG internationales et du cadre réglementaire et juridique malien applicable

6.2 Competences Techniques

Solide expertise en administration, ressources humaines, gestion financière et contrôle interne

Excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction

Compétences avérées en facilitation et animation de processus participatifs

Capacité a travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des équipes pluridisciplinaires

Critère transversal : le consultant devra démontrer une capacité a concevoir des procédures lean,

c’est-a-dire efficaces, simples et conformes -sans bureaucratie superflue.

7.     MODALITES   DE   SOUMISSION ET    CRITERES      DE SELECTION 

7.1 Dossier de Candidature

Les candidats intéressés sont invites a soumettre leur dossier au plus tard le vendredi 19 juin 2026 a 18h00, comprenant les documents suivants :

Un CV détaillé mettant en évidence les expériences pertinentes au regard de la mission

Une proposition technique •    Une proposition financière

7.2 Critères de Sélection

Les candidatures seront évaluées sur la base des critères suivants, conformément aux procédures internes d’ActionAid International au Mali :

Critere	Poids
Qualité de la proposition technique et méthodologie proposée	50%
Expérience et compétences du consultant (profil et références)	30%
Compétitivité de la proposition financière	20%

8. COMMENT POSTULER 

Les dossiers de candidature peuvent être soumis selon l’une des modalités suivantes :

Dépôt physique

Bureaux d’ActionAid International au Mali

Sotuba, derriere l’Universite BAZO, route du 3eme Pont

Bamako, Mali

Envoi électronique

Adresse : soumissionaa@gmail.com

Objet du mail : ‘Candidature Consultant Organisationnel – TDR Manuel de Procédures‘

Information	Détails
Date limite de soumission	Mardi 30 juin  2026 a 18h00
Contact téléphonique	+223 44 90 73 37 / 76 67 11 74 / 66 76 33 61
Email	soumissionaa@gmail.com
Adresse	Sotuba, derrière Université BAZO, route du 3eme Pont, Bamako

ActionAid International au Mali encourage les candidatures feminines et celles de consultants issus du Mali et de la sous-region.

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