TDR de recrutement d’un/une Junior Administration Officer (Secrétaire/Assistant(e) Administratif(ve))

La Fondation Strømme (FS) est une Organisation Non Gouvernementale internationale de développement de droit Norvégien qui intervient dans trois régions niveau mondial en Asie, en Afrique de l’Est et en Afrique de l’Ouest. En Afrique de l’Ouest, la Fondation Strømme intervient actuellement au Niger, au Burkina Faso et au Mali. La Fondation Strømme prône trois valeurs essentielles à savoir : justice, respect et solidarité, soutenus par la dignité humaine. Elle a comme vision, « un monde sans pauvreté » et se donne comme mission « d’éradiquer la pauvreté ».

A partir de son siège social à Kristiansand, en Norvège, l’organisation travaille à travers une structure de terrain comprenant des bureaux nationaux pour mettre en œuvre des projets dans les domaines de la promotion de l’éducation inclusive, la création d’emplois et le renforcement des capacités des communautés locales. La structure de terrain de la FS travaille en étroite collaboration avec les partenaires locaux dans la mise en œuvre des projets et des programmes.

Le poste étant un poste vacant et a l’effet de combler la vacance dudit poste, le bureau du Mali procédera au recrutement d’un(e) Junior Administration Officer (Secrétaire/Assistant(e) Administratif(ve). D’où les présents TDR.

Lieu de travail : Bamako

Position : Junior Administration Officer (Secrétaire/Assistant(e) Administratif(ve) Grade 04

Département : Finance and Administration

Date Début : 2026

Sous la responsabilité de : Responsable Administratif & Financier

Objectif du poste

Junior Administration Officer (Secrétaire/Assistant(e) Administratif(ve)

Le/La Junior Administration Officer (Secrétaire/Assistant(e) Administratif(ve) est chargée(e) :

• d’organiser, traiter, transmettre les informations au quotidien et assurer les fonctions basiques en termes de logistique/Achat.
• Contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques du plan 2024-2028 de la Fondation Strømme pour la mise en œuvre efficace des concepts de l’éducation et l’économie inclusive (Income and Job création) et ainsi que les thématiques transversales (prévention de la corruption, genre et égalité, inclusion et changement climatique et environnement).

Responsabilités majeures

Sous la supervision du Responsable Administratif & Financier de la Fondation Strømme Mali, le/la Junior Administration Officer (Secrétaire/Assistant(e) Administratif(ve) du bureau du Mali est chargé(e) de la répartition des appels téléphoniques, la gestion du courrier papier et électronique, la gestion et l’archivage des dossiers de nature administrative, la saisie des données dans le système, la planification du calendrier des rendez-vous de la direction et/ou de ses collègues. La facilitation des sollicitations logistiques/achat.

L’accueil des visiteurs en faisant preuve de professionnalisme, adopter une attitude accueillante et respectueuse et s’habiller de manière appropriée.

Responsabilités spécifiques

JD Junior Administration Officer (Secrétaire/Assistant(e) Administratif(ve)

▪ Saisir et enregistrer des documents administratifs ;
▪ Réceptionner, enregistrer, émettre et classer des courriers ;
▪ Gestion du calendrier de la Directrice ;
▪ Gestion des rendez-vous de la Directrice ;
▪ Réceptionner les factures, les enregistrer et les soumettre à la comptabilité ;
▪ Tenir le registre des courriers ;
▪ Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants ;
▪ Recevoir et orienter les visiteurs ;
▪ Traiter et ventiler les informations à l’interne ;
▪ Mettre tous les accords (accords ONG) sur Teams ;
▪ Archivage des documents ;
▪ Etablir les ordres de mission ;
▪ Effectuer les travaux classiques de secrétaire et coordination de projets et d’événements internes (photocopies/ impressions, reliure, scan, Servir des collations aux visiteurs à la demande des responsables…etc.) ;
▪ Faire la mise à jour des bases de données telles que le répertoire téléphonique des partenaires, des fournisseurs, et du personnel etc… ;
▪ Participer aux réunions et faciliter les comptes rendus ;
▪ Gérer le stock de fourniture du bureau, enregistrer toutes les demandes, alerter la logistique en cas de rupture de stock, assurer un suivi des demandes et utilisation des fournitures ;
▪ Préparer les inventaires conformément aux délais établis ;
▪ Appuyer l’administration en facilitant les fonctions basiques en logistiques/Achat ;
▪ Toutes autres tâches demandées par l’administration.

Connaissances, compétences et comportements requis pour réaliser les objectifs du poste

▪ Avoir un diplôme minimum Bac+2 en secrétariat de direction ; administration ou un équivalent ;
▪ Avoir au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire ;
▪ Avoir travaillé dans un projet de développement ou une ONG est un atout ;
▪ Avoir une bonne aptitude organisationnelle du travail ;
▪ Avoir une très bonne capacité d’accueil et relationnel avec les visiteurs ainsi que le personnel ;
▪ Avoir un grand sens de la confidentialité ;
▪ Avoir une grande capacité d’écriture synthétique ;
▪ Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Microsoft Outlook et Internet) ;
▪ Avoir un Esprit d’initiative de discrétion et d’honnêteté ;
▪ Avoir une maitrise parfaite du Français écrit et oral ;
▪ La maitrise de l’Anglais serait atout ;

Conditions d’emploi et de candidature

NATURE DU CONTRAT : Durée un an renouvelable (avec 03 mois d’essai)

COMPOSITION DU DOSSIER :
▪ Une lettre de motivation
▪ Un curriculum vitae (signé) détaillé en français et en anglais (maximum 03 pages) incluant le contact et adresses e-mail de trois (03) personnes de référence (Incluant la dernière structure si le/la candidat/e travaille déjà).

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 06 Avril 2026 à 12h00 TU.

COMMENT POSTULER : 

Les candidats(es) intéressés(es), sont priés(es) de postuler via le lien suivant:
https://recruit.visma.com/spa/public/apply?guidAssignment=2ccdc6a5-6981-45f9-b649-92d8fefd4499&description=True

PROCESSUS DU RECRUTEMENT : Présélection de dossiers suivi d’un entretien. Seuls(es) les candidats/tes présélectionnés seront contactés.

La Fondation Strømme est une Organisation qui prône les valeurs de justice, de respect, et de solidarité soutenue par la dignité humaine. Elle est engagée pour l’égal accès à l’emploi, pour la protection des enfants et l’équité du genre et ses procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

La Fondation Strømme pratique une politique de zéro tolérance vis-à-vis de la fraude, corruption, exploitation et abus sexuel, et toute autre forme de violence basée sur le genre…

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Les membres du personnel de la FS doivent être fidèles aux valeurs fondamentales et à l’inspiration qui guide l’organisation et démontrer un engagement constant envers les idéaux et la vision de l’organisation.

NB : La Fondation Strømme ne demande jamais de paiement d’argent à aucune étape du recrutement ni par transfert ni directement en espèce ni par virement.