Objectif du poste :
- Accompagner les managers dans la réalisation de leur mission.
- Interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs
Principales responsabilités :
Soutien administratif et organisationnel
- Organiser le calendrier MD et coordonner les réunions stratégiques (internes et externes) pour les membres MD et CLT.
- Organiser la réunion et préparer la salle, les dossiers, les ordres du jour, les procès-verbaux et s’assurer que la logistique est en place.
- Accueillir et assister les visiteurs.
- Gérer les appels entrants, les e-mails et le courrier ; filtrer et hiérarchiser les demandes.
- S’assurer que l’environnement de travail du gestionnaire est ordonné, fonctionnel et accueillant.
Gestion de voyages et d’événements
- Organiser les modalités de voyage (réservations, démarches visa, JMP, obtenir le meilleur tarif, etc.).
- Organiser les JMP, les ordres de mission et les frais de déplacement associés.
- Coordonner les événements internes animés par les Gestionnaires (réunions, comités, revues d’affaires, etc.).
- Coordonner les événements externes pour les visiteurs et le personnel (repas, cocktails, teambuilding etc.)
- Apporter un soutien dans l’organisation d’événements d’entreprise
Communication interne et externe
- Assurer la transmission de la correspondance, des notes de service, des rapports, etc.
- Agir en tant qu’interface professionnelle entre les gestionnaires et les partenaires, les prestataires de services et les intervenants externes.
- Superviser la diffusion des communications stratégiques internes.
Suivi administratif et reporting
- Assurer une bonne gestion des documents numériques (classement, archivage, partage).
- Gérer la logistique du bureau (fournitures et services de soutien mineurs).
Cadeaux et hospitalité
- Agir comme point focal pour l’acceptation des cadeaux et des marques d’hospitalité d’autres entreprises, l’orientation, l’enregistrement et la répartition interne
- Agir en tant qu’interface professionnelle pour l’enregistrement et l’envoi des cadeaux VEG aux parties prenantes externes
Exigences
Connaissances, compétences et expérience professionnelles :
- Être titulaire au moins d’un diplôme universitaire en assistant de direction, en sociologie, en communication ou tout autre diplôme équivalent
- Minimum de (5) ans d’expérience professionnelle en tant qu’assistant personnel
- Bonnes compétences rédactionnelles
- Parfaite compréhension des langues anglaise et française
- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
- Capacité à travailler en toute confidentialité et discrétion
Compétences:
- Ayez le sens des priorités.
- Avoir le sens de la confidentialité et de la discrétion
- Avoir le sens de l’analyse et de la réduction des coûts
- Capacité à s’exprimer.
- Bonnes compétences interpersonnelles
- Bon sens de l’écoute
- Bonne capacité d’adaptation.
- Bonne connaissance des logiciels de bureautique
Compétences fonctionnelles :
- Suivi de l’avancement d’un dossier professionnel
- Constituer un dossier professionnel
- Conception d’un tableau de bord et reporting
- Réaliser un suivi d’activité.
- Mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire.
- Documents de référence d’archives.
- Effectuer le suivi administratif.
- Exécuter les commandes de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Date limite de candidature : 16 juillet 2025.
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://apply.workable.com/vivo-energy/j/0700A9F7B9/
