ONU RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Cadre organisationnel

Le 1er janvier 2019, le Secrétaire général de l’ONU a lancé une nouvelle réforme globale et ambitieuse qui repositionne le système des Nations Unies pour le développement de sorte qu’ il produise des résultats de manière plus efficace et efficiente, notamment les objectifs du Programme 2030 et les objectifs de développement durable (ODD). Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnatrices et coordonnateurs résident(e)s des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un(e) Coordonnateur(trice) résident(e) autonome et indépendant(e), qui est le fonctionnaire le plus haut placé du système des Nations Unies pour le développement et représente le Secrétaire général au niveau national, aident les pays à atteindre leurs priorités de développement et les ODD. Le poste est à pourvoir au sein du BCR en Guinée et le (la) titulaire relève de la cheffe d’équipe de la Coordonnatrice résidente.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci- après : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES: • Engager, revoir, exécuter et suivre les tâches administratives de gestion des ressources humaines de l’unité administrative (recrutement du personnel et des consultant(e)s, affectations, promotions, transfert, appréciation du comportement professionnel, classement des emplois, cessation de service, formation, etc.) et, ce faisant, veiller à l’application uniforme des règles et procédures de l’Organisation des Nations Unies ; • Répondre aux demandes de renseignements et donner aux membres du personnel des informations et des conseils concernant leurs droits, les procédures administratives, les méthodes et pratiques en vigueur, leurs conditions d’emploi, leurs droits et obligations, ainsi que les indemnités auxquelles ils ont droit en vertu du Règlement et Statut du personnel de l’ ONU ; • Surveiller la mise à jour des dossiers contenant les avis de vacance de poste et suivre ces avis ; examiner et traiter les notifications administratives dans le cadre du progiciel de gestion intégré, qui s’appelle Umoja à l’ONU ; • Surveiller le tableau d’effectifs et préparer les données et courbes statistiques pertinentes. BUDGET ET FINANCES: • Aider à préparer et revoir les propositions et besoins en matière de ressources financières et humaines ; consolider le budget et le programme de travail s’agissant du budget du siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats ; • Suivre les dépenses et les confronter au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires, le cas échéant ; • Aider les directeur(trice)s de programmes et de projets à déterminer les ressources nécessaires aux fins des propositions budgétaires ; • Aider à préparer les textes sur l’exécution du budget et à finaliser les rapports sur le sujet, en analysant les écarts entre les crédits approuvés et les dépenses effectives ; • Préparer, ou adapter sur commande, les rapports financiers à partir des rapports générés par le progiciel de gestion intégré Umoja ; • Coordonner son travail avec celui du personnel des finances et du budget, dans des domaines d’intérêt commun, lors de l’établissement des rapports budgétaires. ADMINISTRATION GÉNÉRALE: • Rédiger la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions administratives, financières, d’audit et de personnel ; • Assurer une étroite coordination avec les unités chargées de la prestation des services et échanger fréquemment avec les membres internes de l’équipe, au siège comme sur le terrain ; • S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon que de besoin (programme opérationnel pour les voyages, contrôle des comptes et des paiements aux fournisseurs et vacataires, aménagement des locaux, définition des besoins en bureautique et de maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes, organisation et coordination de séminaires, de conférences et des travaux de traduction) ; • Assurer la coordination en ce qui concerne les demandes de services liées à Umoja et la gestion de la petite caisse pour le bureau de pays ; • Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux demandes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision. • Aide à la traduction, à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages web ou les brochures. • Éventuellement, assurer l’encadrement, la formation et la supervision d’agent(e)s des services généraux moins expérimenté(e)s. ADMINISTRATION DES CONTRATS ET DES ACHATS: • Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour appuyer les projets et les activités d’approvisionnement, en suivant les procédures normalisées ; faire des demandes de biens et de services et recruter des consultant(e)s et des vacataires ; • Examiner et définir les besoins et l’étendue des travaux, les spécifications des biens et services et les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées • Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires extérieurs de biens et de services ; • Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour ce qui est des activités d’ approvisionnement ; • Inspecter et réceptionner les biens et services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par le prestataire et assurer la gestion des actifs ; • Assurer le paiement des factures des prestataires et son suivi après réception et vérification de la qualité ; • Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations pour les vacataires et le personnel de l’unité, de la section ou du service, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les clefs.

Compétences

PROFESSIONNALISME : s’acquitter d’un large éventail de tâches administratives en rapport avec le budget et le programme de travail, les ressources humaines, la gestion de la base de données, etc. ; connaître et appliquer les règles et règlements administratifs, financiers et relatifs aux ressources humaines de l’Organisation des Nations Unies dans des situations professionnelles ; tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; manifester la volonté d’atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en veillant à ce que les femmes et les hommes participent de manière égale à tous les aspects du travail et y soient pleinement associés. PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement. SENS DES RESPONSABILITÉS : assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’organisation ; soutenir ses subordonné(e)s, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Formation

Un diplôme de fin d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier niveau peut être accepté en lieu et place des deux années d’expérience requises.

Job – Specific Qualification

Expérience professionnelle

Au moins sept ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’ audit ou de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine apparenté est requis. Une expérience de l’utilisation de progiciels de gestion intégrés tels qu’Umoja ou de systèmes analogues est souhaitable. Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale similaire est souhaitable. Une expérience d’un an ou plus dans l’analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est exigée. La connaissance de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ ONU est un atout. NOTE : la « maîtrise » correspond à une note « très bien » dans les quatre domaines évalués (lire, écrire, parler et comprendre) et la « connaissance » à une note « bien » dans deux des quatre domaines évalués.

Méthode d’évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation technique, telle qu’un examen écrit, et à un entretien axé sur les compétences par téléphone ou téléconférence.

Notice spéciale

Ce poste, qui est soumis à recrutement local, est à pourvoir pour une durée initiale d’un an qui pourra être renouvelée si l’organe concerné dispose des fonds nécessaires. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d’affectation où se trouve le poste. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables des dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les membres du personnel recrutés localement n’ont pas droit aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Le Secrétariat de l’ONU est déterminé à équilibrer ses effectifs féminins et masculins. Les femmes sont vivement encouragées à postuler. Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs du formulaire de candidature, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux informations de contact, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter. Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur. Pour l’ONU, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie du personnel sans considération d’identité de genre ou d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’horizon culturel et d’origine ethnique, ou de handicap. Des accommodements raisonnables pour les candidat(e)s handicapé(e)s pourront être fournis pour faciliter leur participation au processus de recrutement sur demande, si indiqué dans le formulaire de candidature. Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée. Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue. Au besoin, veuillez renvoyer votre candidature. Au besoin, veuillez renvoyer votre candidature. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats en situation de handicap sur demande, pour soutenir leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu’au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus d’être périodiquement mutés dans différents lieux d’affectation pour exercer leurs fonctions, dans les conditions établies dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les avis de vacance de poste spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira, et à consulter le manuel du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la case « Aide » de la page d’accueil de leur compte Inspira. Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature. Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://careers.un.org/jobSearchDescription/258875?language=fr

DATE LIMITE : 28 JUIN 2025