UNICEF RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Purpose Assistant administratif
Level GS4
Type of Contract TA
Location Bamako
Duration 7 mois
Start Date 01 juin 2025
Funding RR
Reporting to Représentant

PURPOSE
Sous la supervision et l’orientation du Représentant de l’UNICEF, l’Assistant Administratif
est chargé d’exécuter un large éventail de tâches de routine pour le Bureau Pays. Ce poste
permettra d’apporter des améliorations dans le front desk de l’UNICEF Mali.
MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES
L’Assistant administratif est chargé de la gestion des flux entrants et sortants du bureau de
Bamako.

1. Fonctions clefs
   i) Gestion du courrier physique et électronique
   ii) Gestion du registre numérique des courriers
   iii) Assistance des visiteurs physiques et virtuels
   iv) Archivage des documents physiques et virtuels
   v) Appui au Représentant en cas de besoin
2. Responsabilités et tâches connexes
   i) Réceptionner les courriers physiques et par email (lettres, courriels, colis), réponse aux
   appels téléphoniques, Teams ou autres applications à cet effet ou les transférer aux
   personnes appropriées
   ii) Procéder à l’identification des courriers : vérifier la conformité et l’intégrité ; Procéder
   au tri et transmission selon l’organisation mise en place ou les destinataires indiquées
   en fonction de la nature du courrier tout en alertant les équipes des courriers importants
   ou des communications critiques
   iii) Préparer et dispatcher dans les délais, les courriers sortants de la Représentation après
   traitement
   iv) Respecter les procédures de sécurité pour le traitement des informations confidentielles

v) Assurer l’expédition des lettres, tous documents, colis tout en priorisant les courriers
urgents
vi) Tenir un registre numérique chronologique des numéros des courriers sortants (lettres,
notes verbales, ordre de mission dans SharePoint)
vii) Procéder à un archivage tant traditionnel que numérique des documents physiques et
virtuels selon les politiques du bureau

Pour être qualifié de défenseur de chaque enfant, vous devrez…

Exigences minimales :

ÉDUCATION:Le baccalauréat, diplôme de l’enseignement secondaire est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le domaine de travail.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE :Une expérience professionnelle d’au moins 4 ans dans le domaine de l’Administration d’une manière générale, ou de la gestion du courrier d’une manière spécifique est requise.Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et éventuellement des logiciels degestion de visiteurs ou d’agenda. Une expérience pertinente au sein d’une agence ou d’une organisation du système des Nations Uniesest considéré comme un atout.

LANGUES : La maîtrise du français et un niveau basique de l’anglais est requis. La connaissance d’autres langues nationales du pays (Bambara, Songhaï, Soninké, Peulh…) est un atout

Désirables :

• Expérience de travail dans un pays en développement et/ou familiarité avec les situations d’urgence. 

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Valeurs fondamentales :

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Engagement dans des actions de durabilité envers la protection de l’environnement dans la vie personnelle et au travail

Familiarisez-vous avec notre charte des valeurs : les valeurs de l’UNICEF

Compétences fonctionnelles :

• Esprit d’analyse
• Apprentissage et recherche
• Apprentissage aisée et recherches
• Planification et organisation
• Suivi des instructions et procédures
• Esprit d’initiative
• Bonne présentation
• Discrétion

Les compétences requises par l’UNICEF pour ce poste sont…

• Etablir et maintenir des partenariats (1)
• Cultiver la conscience de soi et montrer un sens de l’éthique (1)
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
• Innover et épouser le changement (1)
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)
• Penser et agir de manière stratégique (1)
• Travaille en collaboration avec les autres (1)

Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux.

Selon la Convention des Nations Unies relative aux droits des personnes handicapées (CNUDPH), les personnes handicapées sont celles qui présentent des déficiences physiques, mentales, intellectuelles ou sensorielles durables qui, combinées à divers obstacles, peuvent entraver leur pleine et effective participation à la société sur la base de l’égalité avec les autres. Dans sa Politique et stratégie d’inclusion du handicap 2022-2030, l’UNICEF s’est engagé à augmenter le nombre d’employés handicapés d’ici 2030. À l’UNICEF, nous proposons des aménagements raisonnables pour répondre aux besoins de soutien liés au travail des candidats et des employés handicapés. De plus, l’UNICEF a lancé un service d’assistance mondial pour l’accessibilité afin de renforcer l’accessibilité physique et numérique. Si vous êtes un candidat handicapé et que vous avez besoin d’une assistance en matière d’accessibilité numérique pour remplir votre candidature en ligne, veuillez soumettre votre demande via le bouton « Accessibilité » de la page web des carrières de l’ UNICEF .

L’UNICEF n’embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront respecter ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés pourront être tenus de fournir des informations supplémentaires pour la vérification des antécédents, et les candidats handicapés sélectionnés pourront être invités à soumettre confidentiellement des pièces justificatives relatives à leur handicap.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à un certificat médical. La délivrance d’un visa par le pays d’accueil du lieu d’affectation est requise pour les postes de PI et sera facilitée par l’UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné pour un poste à l’UNICEF, vous devrez soit être vacciné conformément aux exigences, soit obtenir une exemption médicale du département compétent des Nations Unies. À défaut, la sélection sera annulée.

Remarques :

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidatures féminines sont  encouragées.

Les fonctionnaires candidats à un emploi à l’UNICEF sont généralement tenus de démissionner de leur poste avant d’occuper un poste à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans indemnité, si un visa ou un certificat médical n’est pas obtenu, ou si les exigences de vaccination nécessaires ne sont pas respectées, dans un délai raisonnable et pour quelque raison que ce soit. 

L’UNICEF ne facture aucuns frais de traitement à aucune étape de ses processus de recrutement, de sélection et d’embauche (c.-à-d., candidature, entretien, validation, nomination et formation). L’UNICEF ne demandera pas les coordonnées bancaires des candidats.

Tous les postes à pourvoir à l’UNICEF sont annoncés. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne possédant les compétences requises pour le poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe du groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s’il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Des informations complémentaires sur le travail pour l’UNICEF peuvent être trouvées ici .

Annoncé : 15 mai 2025Heure normale de Greenwich
: Date limite : 21 mai 2025Heure normale de Greenwich

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://secure.dc7.pageuppeople.com/apply/671/cw/applicationForm/initApplication.asp?lJobID=581302&sLanguage=en-us&sSourcePointer=cw&lJobSourceTypeID=796

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