TERRE DES HOMMES RECRUTE LOGISTICIEN MOYENS GENERAUX H/F

Terre des hommes (Tdh) est la plus grande organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis 1960, Tdh contribue à bâtir un avenir meilleur pour les enfants démunis et leurs communautés grâce à des solutions innovantes et durables. Active dans près de 40 pays, Tdh travaille avec des partenaires locaux et internationaux pour développer et mettre en place des projets sur le terrain qui permettent d\’améliorer la vie quotidienne de plus de quatre millions d’enfants et membres de leurs communautés, dans les domaines de la santé, de la protection et de l’urgence. Cet engagement est financé par des soutiens individuels et institutionnels, avec des coûts administratifs maintenus au minimum.

Dans le cadre de ses activités au Mali, elle recherche pour trois (03) mois :

01 Logisticien.ne moyens généraux basé.e à Bamako

Sous la supervision du Coordinateur logistique, le Logisticien Moyens Généraux appui le département logistique dans la gestion des transports, des équipements, gestion de parc auto, des stocks, et du suivi de tous les travaux d’aménagement ; il veille à l’application des procédures de Tdh et des bailleurs dans le cadre de l’exécution des projets de la Délégation du Mali.

Responsabilités Spécifiques du Poste

Assurer la gestion d’équipe, ressources humaines

• Former, superviser, accompagner et évaluer l’équipe sous sa responsabilité (Chauffeurs, Gardiens, agents d’entretiens et les journaliers) ;
• Assurer la gestion des équipes sous sa supervision (briefing, formations/recyclage, évaluation) ;
• Définir les tâches de chacun, assurer la supervision quotidienne et contrôler la qualité du travail de ses collaborateurs (planning, ponctualité, rigueur, qualité…) ;
• Assurer la cohésion de l\’équipe logistique ;
• Former le staff de la base pour la bonne utilisation des équipements mis à leur disposition ;
• Gérer et optimiser les plannings des chauffeurs ;
• Gérer l’espace dédié aux chauffeurs, aux gardiens et agent d’entretien ;
• Participer au recrutement du personnel de son équipe, si nécessaire ; 
• Animer et organiser les réunions mensuelles/régulières de son équipe. 
• Organiser la circulation de l’information au sein de son équipe ;
• Superviser le travail des manutentionnaires (lorsqu’il y a lieu) ;
• Organiser et superviser l’équipe des journaliers lors de la réception ou l’envoi de marchandises ;
• Informer à l’avance le coordinateur logistique ou le Log Approvisionnement du besoin de manutentionnaires afin d’avoir la liquidité pour les payer ;
• Assurer de la bonne application du manuel logistique.

Assurer la gestion du stock

• Assurer la gestion physique et théorique des stocks et veiller aux mesures phytosanitaires et aux dates de péremption ;
• Garantir au mieux les conditions de stockage du matériel ;
• Gérer les « petits » stocks de fournitures du bureau et des matériels de projets destinés pour les activités des projets ;
• Garantir la présence permanente de petits consommables pour le bureau et les Guest-house (papeterie, consommables informatiques, etc.), leur renouvellement en rédigeant des demandes d’achat.
• Anticiper les ruptures de stock en informant les responsables budgétaires de l’approche du stock minimum.
• Assure la mise à jour et le partage hebdomadaire du fichier de suivi des stocks avec l’ensemble de l’équipe.
• Optimiser l’espace des pièces du bureau qui sert de stockage des matériels et des archives.
• Réceptionner les marchandises sous sa responsabilité au niveau local ;
• Assurer le stockage de toutes les marchandises de manière comptable et les emballer de façon correcte en respectant les normes standards ;
• Assurer l’enregistrement correct des mouvements de stocks sur les fiches de stocks de manière journalière (Entrées/Sorties) ;
• Faire sortir des marchandises en stock uniquement sur réception d’un formulaire de demande de sortie du stock dûment approuvé ;
• Rédiger de façon mensuelle les inventaires et les rapports du stock et de réconciliation de stocks et communiquer tout écart d’inventaire au Coordinateur logistique ;
• Faire un inventaire global et physique des consommables/matériels présents dans le stock une fois par mois et le remettre à son superviseur ;
• Assurer l’archivage des documents de Gestion de stock ;
• Avertir ses responsables avant qu’il n’y ait de rupture de stock pour les consommables ;
• S’assurer que les stocks minima, accordés avec son superviseur, sont toujours en place ;
• Assurer le stockage des produits fragiles dans des endroits ventilés et protégés de la lumière ;
• Assurer la mise a jours des documents relatifs à la gestion des stocks ;
• Assurer de manière sûre l’entreposage (endroit ventilé et protégé de la lumière) des produits inflammables ou explosifs (s’il y a lieu) et éloignée des autres matériels, équipements, produits ;
• Assurer une bonne application du manuel logistique sur la gestion de stock.

Gérer le parc autos, motos et générateurs

• Être en relation avec l’assurance pour la gestion des incidents ;
• Renforcer les procédures de gestion du parc automobile depuis l’utilisation jusqu’à la maintenance et les réparations ;
• Gérer les mouvements des véhicules et motos en collaboration avec le référent de la sécurité et optimise les plannings chaque semaine ;
• Gérer le « reporting » mensuel des moyens de transport des véhicules/motos propriété des bailleurs et de la délégation (suivi des carnets de bord véhicule, du carburant) ;
• Assurer des opérations de maintenance et de réparation des véhicules, motos et des générateurs ;
• Gérer les documents originaux et légaux des véhicules et les classer (assurance, carte grise, visite technique…) ;
• Suivi de consommation des véhicules, motos et générateurs ;
• Assurer le planning des entretiens et réparations des véhicules, motos et générateurs ;
• S’assurer que tous les chauffeurs fassent à chaque fois les états des lieux/contrôles journaliers et hebdomadaires du véhicule dont ils ont la responsabilité ;
• Veiller à la mise à jour des outils de suivi (carnet de bord véhicules, suivi générateurs, enregistrements de toutes réparations, état des lieux des véhicules/générateurs, outil de suivi mensuel des véhicules) ;
• Contrôler la gestion du carburant (ravitaillement des TOM CARD) et du stock de sécurité, fuel voucher (FV) ;
• Assurer le suivi et la consolidation des consommations de carburant et des index pour chacun des véhicules, motos et générateurs ;
• Analyser et contrôler mensuellement les chiffres de consommation en termes de couts pour le carburant, les assurances, les entretiens et réparations et s’assurer qu’ils sont corrects et conformes à l’utilisation qui est faite des véhicules ;
• Suivre les documents administratifs pour chacun des véhicules, moto : éventuels contrôles techniques, vignettes fiscales, renouvellement plaque IT etc. ;
• Appuyer le logisticien Approvisionnement pour la contractualisation des assurances de tout le parc motorisé et des locaux (bureau et appartements) ;
• Assurer le classement et l\’archivage des documents du parc motorisé/générateurs ;
• Veiller à la sécurité des transports internes à Tdh ;
• Assurer la composition et la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
• Tenir un inventaire de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
• Définir les besoins en termes de contrats de location de camions et de véhicules ;
• Réaliser des contrôles inopinés des log book et de tous les relevés de carburant fournit par le fournisseur (stations Total) avec le Coordinateur Logistique,

Gestion des équipements durables

• Assiste le Coordinateur logistique dans la gestion des équipements (fonctionnalité, suivi & inventaires mensuels) et complète les documents types correspondants (Fiche de réparation, fiche de perte, etc…)
• Met à jour les inventaires équipements et mobiliers dès réception d’un achat
• Apporte un appui à l’application des règles de bonne utilisation des équipements durables à la délégation (attestation de prise de responsabilité, Fiche d’identification des équipements…)
• Supervise les prestataires en charge de la maintenance des équipements
• Est force de proposition lorsqu’un disfonctionnement est constaté,

Gestion du Fonctionnement du bureau et la Guest House

• Assure la maintenance des locaux, supervise les prestataires en charge de la maintenance des bâtiments et s’assure de la qualité du travail réalisé. Garantit la présence d’un stock pour les produits consommables du bureau (produits d’entretien, etc.).
• Effectue une visite périodique des locaux pour identifier les besoins, s’assure du bon état des bâtiments ainsi que de leur mise en conformité avec les règles de sécurité
• Assure le suivi administratif des documents liés aux locaux (contrat de bail, assurance, inventaire du matériel, état des lieux, etc.).

Gestion des missions et des rapports

• Etablir des ordres de mission (OM) et les viser pour les personnes de passage ;
• Assurer la logistique des déplacements dans le cadre des projets (planning des mouvements, suivi des trajets et de la sécurité afférente) ;Assurer la logistique des missionnaires de passage (hébergements, perdiem, communication) ;
• Produire le rapport mensuel des activités logistiques réalisées dans le mois.

Divers

• Assure l’appui / suivi logistique nécessaire à l’organisation des formations, séminaires, etc. (préparation salles, restauration, etc. …).
• Suivant les besoins du département, peut-être amené à fournir un appui au département logistique sur des dossiers transversaux et dans la réalisation des achats.
• Déplacements ponctuels sur les bases de la délégation pour travailler sur des dossiers transversaux.

Formations et Qualifications

Etudes de niveau superieur : Licence ou master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent

Expériences

Minimum 3 années d’expérience dans un poste similaire

Excellente connaissance des procédures d’approvisionnement et bailleurs de fonds (ECHO, UNICEF, etc) et expérience avérée en chaîne d’approvisionnement

Expérience minimum 3 ans en ONGI

Excellente capacité de synthèse et rédactionnelle

Langues : Capacité de parler Français et Bambara couramment (l’anglais est un atout).

Connaissance IT : Maîtrise des outils usuels Word-Excel-Power Point- Access -Outlook.

Ces descriptions de poste peuvent être modifiées en conformité avec les activités ou l\’évolution de la mission.

Les candidatures doivent être envoyées par mail à : mli.recruitment@tdh.org  au plus tard le dimanche 06 avril 2023 à 23.59 en mentionnant le poste dans le Sujet du message

Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 3 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références professionnelles.

« Nous assurons la sauvegarde des enfants et des adultes à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement en faveur de la sauvegarde des enfants et des adultes et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Terre des Hommes dispose d’une politique de sauvegarde, dont tout candidat se doit de respecter et défendre. Nous sommes à « tolérance Zéro » face à tous cas d’abus sur les bénéficiaires, les membres de la communauté et le personnel.

Terre des hommes ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation » 

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !